{"id":1867,"date":"2017-07-07T00:00:00","date_gmt":"2017-07-06T22:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/sirius-blog.eniky.de\/akten-und-dokumente-richtig-lagern\/"},"modified":"2024-10-13T23:41:14","modified_gmt":"2024-10-13T21:41:14","slug":"akten-und-dokumente-richtig-lagern","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.siriusfacilities.com\/blog\/akten-und-dokumente-richtig-lagern\/","title":{"rendered":"Aktenlagerung & Aktenarchivierung: Akten einlagern im Archiv"},"content":{"rendered":"\n
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Fr\u00fcher oder sp\u00e4ter ist es in jedem B\u00fcro soweit \u2013 die Akten stapeln sich und der Platz wird knapp. Einfach wegwerfen sollten Sie die Unterlagen jedoch keinesfalls, ohne zuvor die gesetzlichen\u00a0Aufbewahrungsfristen <\/strong>zu pr\u00fcfen. In vielen F\u00e4llen kann es sinnvoll sein, ein externes Archiv zu mieten<\/a>, um Dokumente sicher zu lagern. Als erfahrener Anbieter von Lagerfl\u00e4chen und Archiven zur Aktenlagerung geben wir Ihnen hier die besten Tipps, um Ihre Akten ordnungsgem\u00e4\u00df aufzubewahren und zu archivieren.<\/p>\n\n\n\n\n\n

Aufbewahrungsfristen – Wie lange sollte ich Akten lagern?\u00a0<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von Akten und Dokumenten finden Sie in der Abgabenordnung sowie im Handelsgesetzbuch. Je nach Dokumentenart m\u00fcssen Akten in der Regel zwischen sechs und zehn Jahren eingelagert werden, bevor eine Aktenvernichtung erlaubt ist. Wichtiger ist jedoch, dass die Dokumente in dieser Zeit in gutem Zustand bleiben.<\/p>\n

Ein geeigneter Lagerraum spielt dabei eine zentrale Rolle, damit Ihre Akten nicht verblassen oder durch Umwelteinfl\u00fcsse besch\u00e4digt werden. Achten Sie darauf, dass der Raum vor Feuchtigkeit und unbefugtem Zutritt gesch\u00fctzt ist.<\/p>\n\n\n\n

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Das richtige Archiv zur Lagerung von Akten und Dokumenten<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Ein wichtiger Aspekt bei der sicheren Einlagerung von Akten ist die Wahl des richtigen Archivs. Hier einige wesentliche Punkte:<\/p>\n

1.\u00a0Bel\u00fcftung und Isolierung<\/strong><\/p>\n

Der Lagerraum sollte gut bel\u00fcftet und isoliert sein, um Schimmel oder Papierverfall durch Feuchtigkeit zu vermeiden. Ein feuchter Keller oder eine unpassende R\u00e4umlichkeit sind ungeeignet.<\/p>\n

2.\u00a0Temperaturschwankungen vermeiden<\/strong><\/p>\n

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    Lagern Sie Akten stets in speziellen Ordnern, um sie organisiert und gesch\u00fctzt aufzubewahren. So bleibt der \u00dcberblick \u00fcber alle Dokumente erhalten und der Zugriff wird erleichtert.<\/p>\n<\/li>\n<\/ol>\n

    3.\u00a0Sonneneinstrahlung verhindern<\/strong><\/p>\n

    Vermeiden Sie direkte Sonneneinstrahlung auf die gelagerten Dokumente, um ein Ausbleichen der Schrift zu verhindern. Dies ist besonders bei langen Aufbewahrungszeiten entscheidend.<\/p>\n

    4.\u00a0Sicherheitsaspekte<\/strong><\/p>\n

    Da viele Dokumente sensible Daten enthalten, sollten sie in einem verschlossenen Raum gelagert werden. Unsere Sirius Business Parks bieten sichere Aktenlager<\/a>, die Sie individuell mieten k\u00f6nnen. Diese Lagerr\u00e4ume lassen sich sicher abschlie\u00dfen und bieten Ihnen rund um die Uhr Zugang per Schl\u00fcssel oder Zugangskarte.<\/p>\n\n\n\n\n\n

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    Wie kann ich Dokumente aus Thermopapier lagern?<\/h2>\n

    Besondere Vorsicht ist bei Belegen aus Thermopapier geboten. Diese Art von Papier, die h\u00e4ufig f\u00fcr Kassenzettel verwendet wird, verblasst schnell, insbesondere wenn sie unsachgem\u00e4\u00df gelagert wird. Da Unternehmen jedoch gesetzlich dazu verpflichtet sind, auch solche Belege bis zu 10 Jahre aufzubewahren, ist eine sichere Lagerung unerl\u00e4sslich.<\/p>\n\n\n\n

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    6 Tipps zur sicheren Aktenlagerung von Thermopapier<\/h3>\n
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    1. \n

      Vermeiden Sie Klarsichtfolien<\/strong>
      Klarsichtfolien enthalten Weichmacher, die die Thermoschrift schnell verblassen lassen.<\/p>\n<\/li>\n

    2. \n

      Sch\u00fctzen Sie die Belege vor W\u00e4rme und Sonne<\/strong>
      W\u00e4rme und direkte Sonneneinstrahlung sind besonders sch\u00e4dlich f\u00fcr Thermopapier. Bewahren Sie die Belege in k\u00fchlen und dunklen R\u00e4umen auf, die keine starke Luftfeuchtigkeit aufweisen.<\/p>\n<\/li>\n

    3. \n

      Verwenden Sie keine Klebstoffe<\/strong>
      Klebstoffe k\u00f6nnen das Papier besch\u00e4digen. Stattdessen sollten Sie Belege zusammentackern oder klammern.<\/p>\n<\/li>\n

    4. \n

      Ledergeldbeutel vermeiden<\/strong>
      Bewahren Sie Thermobelege nicht in Lederh\u00fcllen auf, da Gerbstoffe das Papier angreifen k\u00f6nnen.<\/p>\n<\/li>\n

    5. \n

      Sch\u00fctzen Sie die Belege vor Kontakt mit Fetten oder \u00d6len<\/strong>
      Vermeiden Sie den Kontakt der Belege mit Desinfektionsmitteln, \u00d6len oder anderen Chemikalien.<\/p>\n<\/li>\n

    6. \n

      Kopieren Sie wichtige Belege<\/strong>
      Da Thermopapier schnell verblasst, empfiehlt es sich, Kopien der Belege anzufertigen und diese zusammen mit dem Original zu archivieren.<\/p>\n<\/li>\n<\/ol>\n

      Vorteile der Anmietung eines externen Archivs zur Aktenlagerung<\/h2>\n

      Wenn Sie Ihre Akten sicher und langfristig lagern m\u00f6chten, bietet die Anmietung eines externen Archivs zahlreiche Vorteile:<\/p>\n