{"id":1895,"date":"2018-01-11T00:00:00","date_gmt":"2018-01-10T23:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/sirius-blog.eniky.de\/aktenaufbewahrung-wie-lange\/"},"modified":"2024-10-11T12:48:23","modified_gmt":"2024-10-11T10:48:23","slug":"aktenaufbewahrung-wie-lange","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.siriusfacilities.com\/blog\/aktenaufbewahrung-wie-lange\/","title":{"rendered":"Aufbewahrungsfristen 2024 – Eine \u00dcbersicht, welche Gesch\u00e4ftsunterlagen Sie aufbewahren sollten"},"content":{"rendered":"\n

Viele Menschen starten das Jahr mit dem Vorhaben, Ordnung zu schaffen \u2013 sei es in der Wohnung oder im B\u00fcro. Das schafft nicht nur Platz, sondern wirkt sich auch positiv <\/strong>auf die Psyche <\/strong>aus. Vor allem in St\u00e4dten, wo Wohnraum<\/strong> knapp <\/strong>und teuer <\/strong>ist, kann Selfstorage eine praktische L\u00f6sung sein. Auch in unseren Sirius Business Parks und Office Centern bieten wir Lagerr\u00e4ume an, die bereits ab einem Monat gemietet werden k\u00f6nnen<\/a>. Doch w\u00e4hrend das Ausmisten von Gegenst\u00e4nden oft problemlos ist, erfordert der Umgang mit Akten und Dokumenten Vorsicht. F\u00fcr viele Unterlagen gibt es gesetzliche Aufbewahrungspflichten<\/strong>, insbesondere bei gesch\u00e4ftlichen, amtlichen und auch bestimmten privaten Dokumenten. Daher ist es wichtig, genau zu unterscheiden, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n

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F\u00fcr detaillierte Infos zu den Aufbewahrungsfristen und was Sie beachten m\u00fcssen, lesen Sie den folgenden Artikel \u2013 er beantwortet alle wichtigen<\/strong> Fragen!<\/strong><\/p>\n\n\n\n

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Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Gewerbebetriebe<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die Aktenaufbewahrungsfrist ist insbesondere f\u00fcr Gewerbetreibende<\/strong> von entscheidender Bedeutung. Normalerweise m\u00fcssen s\u00e4mtliche steuerlich relevanten Belege 10 Jahre<\/strong> lang aufbewahrt werden, einschlie\u00dflich Jahresabschluss, doch diese Information ist nicht ganz vollst\u00e4ndig. Ausnahmen davon bilden\u00a0besonders wichtige Dokumente<\/strong>, wie beispielsweise Gesellschaftervertr\u00e4ge, Patente, Grundst\u00fccksunterlagen oder Gerichtsurteile. Derartige Unterlagen sollten nat\u00fcrlich dauerhaft aufbewahrt werden. Preis- und Angebotslisten, Monats-, Quartals- oder Halbjahresbilanzen, Angebote, die im Sande verliefen, Statistiken sowie interne Kalkulationen k\u00f6nnen Sie dagegen einfach entsorgen – hier besteht keine Aufbewahrungspflicht. Dennoch sollten Sie genau pr\u00fcfen, ob Sie Buchungsbelege und Co. in der Zukunft noch brauchen k\u00f6nnten. Ganz genau sind diese Fristen rund um das Thema „Aktenaufbewahrung wie lange“ f\u00fcr Gesch\u00e4ftsinhaber im Handelsgesetzbuch (HGB)<\/strong> und in der Abgabenordnung<\/strong> geregelt.<\/span><\/p>\n\n\n\n

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Neu 2024<\/strong>: Digitalisierung und elektronische Aufbewahrung Ihrer Dokumente<\/strong><\/span><\/h2>\n\n\n\n

Seit 2024 wurde der Fokus auf die digitale Archivierung<\/strong> verst\u00e4rkt. Unternehmen sind nun ausdr\u00fccklich dazu angehalten, digitale Archivierungsl\u00f6sungen nach \u00a7 147 der Abgabenordnung (AO) zu nutzen. Pilotprojekte in einigen Bundesl\u00e4ndern f\u00f6rdern den \u00dcbergang zur papierlosen Verwaltung, was den Arbeitsalltag in vielen Unternehmen erheblich erleichtern<\/strong> kann. Elektronische Dokumente m\u00fcssen jedoch in ihrem Originalformat und unver\u00e4nderbar aufbewahrt werden. Dies betrifft vor allem elektronische<\/strong> Rechnungen<\/strong>, deren Lesbarkeit und Unver\u00e4nderbarkeit f\u00fcr den gesamten Aufbewahrungszeitraum gesichert sein m\u00fcssen.<\/span><\/p>\n\n\n\n

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Aufbewahrungspflichten bei elektronischen Rechnungen<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Elektronische Rechnungen <\/strong>unterliegen seit den \u00c4nderungen in den Grunds\u00e4tzen zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) versch\u00e4rften Anforderungen. Es ist sicherzustellen, dass diese Dokumente unver\u00e4ndert und sicher gespeichert werden, wobei die Originalit\u00e4t <\/strong>und Integrit\u00e4t gew\u00e4hrleistet <\/strong>werden m\u00fcssen. Ein Versto\u00df gegen diese Vorgaben kann empfindliche Strafen nach sich ziehen, weshalb Unternehmen auf sichere und rechtskonforme Archivierungsl\u00f6sungen setzen sollten. Dies betrifft insbesondere steuerrelevante <\/strong>Dokumente, die oft auch in digitaler Form eine zehnj\u00e4hrige Aufbewahrungsfrist haben.<\/span><\/p>\n\n\n\n

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Aktenaufbewahrung wie lange? \u2013 Die \u00f6ffentliche Verwaltung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Genauso wie Gewerbetreibende und Privatpersonen stehen nat\u00fcrlich Angestellte in der \u00f6ffentlichen Verwaltung regelm\u00e4\u00dfig vor der Frage nach der Aufbewahrung von Akten: Hier gelten n\u00e4mlich abweichende Regelungen. Die Fristen f\u00fcr \u00c4mter und Institutionen<\/strong> liegen zwischen einem und bis zu 30 Jahren<\/strong>, wobei Akten und Dokumente mit wichtiger historischer Bedeutung sogar dauerhaft archiviert werden. Allerdings muss auch die \u00f6ffentliche Verwaltung sonstige Unterlagen nicht l\u00e4nger als unbedingt n\u00f6tig aufheben.<\/span><\/p>\n\n\n\n

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Wie lange m\u00fcssen Privatpersonen Akten aufbewahren?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Besonders interessant ist jedoch die Frage nach der Dauer der Aktenaufbewahrung f\u00fcr Privatpersonen<\/u><\/strong>. Sie sollten ihre Unterlagen und Dokumente normalerweise zwei Jahre<\/strong> lang behalten \u2013 doch wie k\u00f6nnte es anders sein \u2013 auch hier best\u00e4tigen Ausnahmen den Regelfall. In die zweij\u00e4hrige Aufbewahrungsfrist fallen vor allem Rechnungen und Belege mit steuerlicher Relevanz, wie beispielsweise Kontoausz\u00fcge. Da das Finanzamt<\/strong> Steuerbescheide r\u00fcckwirkend bis zu vier Jahre \u00e4ndern kann und bei Ungereimtheiten sogar 10 Jahre<\/strong> danach noch Unterlagen anfordert, empfiehlt sich eine l\u00e4ngere Archivierung, auch wenn es keine so lange Aktenaufbewahrungspflicht gibt.
Nachweise \u00fcber Leistungen von Handwerkern, die eine Gew\u00e4hrleistung beinhalten, sollten Sie ebenfalls mindestens f\u00fcnf Jahre aufheben. Urkunden und Zeugnisse<\/strong> dagegen behalten auch Privatpersonen bestenfalls ein Leben lang<\/strong>. F\u00fcr s\u00e4mtliche Nachweise im Zusammenhang mit der Rentenversicherung<\/strong>, wie z. B. Arbeitsvertr\u00e4ge und Lohnabrechnungen, empfiehlt sich tats\u00e4chlich eine Aufbewahrung bis zum Renteneintritt<\/strong>.<\/span><\/p>\n\n\n\n

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Neu 2024<\/strong>: Datenschutz und DSGVO-konforme Aufbewahrung<\/strong><\/span><\/h2>\n\n\n\n

Seit Einf\u00fchrung der Datenschutz-Grundverordnung<\/strong> (DSGVO) sind Unternehmen und Privatpersonen verpflichtet, personenbezogene Daten nur so lange aufzubewahren, wie dies f\u00fcr den urspr\u00fcnglichen Zweck <\/strong>notwendig ist. Besonders im Bereich der Kundendaten ist darauf zu achten, dass diese nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen gel\u00f6scht oder anonymisiert werden m\u00fcssen. Hier sollten Unternehmer und auch Privatpersonen ein Augenmerk auf die datenschutzkonforme Archivierung legen.<\/span><\/p>\n\n\n\n

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Die Dauer der Aktenaufbewahrung \u2013 ein \u00dcberblick<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Wie l\u00e4sst sich also die Ausgangsfrage nach der korrekten Aufbewahrung von Akten zusammenfassend beantworten? Die Mehrzahl aller Unterlagen m\u00fcssen Sie 10 Jahre<\/strong>, und viele wichtige Dokumente sogar ein Leben lang aufheben<\/strong>. Abschlie\u00dfend stellt sich in diesem Zusammenhang jedoch eine weitere Frage: Wann beginnt eigentlich diese Frist? Die gesetzliche\u00a0Aufbewahrungsfrist beginnt immer erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das entsprechende Dokument in seiner endg\u00fcltigen Fassung vorlag<\/strong>, d. h. Sie m\u00fcssen die Unterlagen meistens sogar l\u00e4nger als 10 Jahre archivieren. Dass sich auf diese Art im Laufe der Zeit eine Menge Papier ansammelt, steht au\u00dfer Frage. Daher stellen Lager, Lagerboxen und Lagerfl\u00e4chen<\/a><\/strong> regelm\u00e4\u00dfig eine sinnvolle Alternative zur Verwahrung in den angemieteten Gesch\u00e4ftsr\u00e4umen oder der eigenen Wohnung dar.<\/span><\/p>\n\n\n\n

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Wie lassen sich Akten am besten einlagern?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Neben der Frage nach dem richtigen Zeitraum der Aktenaufbewahrung, stellt sich im Zusammenhang mit der Einlagerung dieser Aktenberge eine weitere: Wie lagern Sie ihre Akten und Dokumente optimal? Neben der Frage – Aktenaufbewahrung wie lange? – sollten Sie also auch dem Thema „Aktenaufbewahrung wie?<\/strong><\/a>“ Aufmerksamkeit schenken. Aus verschiedenen Gr\u00fcnden sind weder Privatwohnungen noch Gesch\u00e4ftsr\u00e4ume oder sogar Keller, Dachb\u00f6den und Abstellkammern ideal zur dauerhaften Aufbewahrung von Akten geeignet – eine hohe Luftfeuchtigkeit oder schwankende Temperaturen<\/strong> k\u00f6nnen \u00fcber die Jahre zur Besch\u00e4digung der Dokumente f\u00fchren.<\/span> Bei Sirius Facilities bieten wir Ihnen mit unseren g\u00fcnstigen Self Storages in ganz Deutschland<\/strong> hingegen die M\u00f6glichkeit, Ihre Aktenaufbewahrung unter den besten Bedingungen durchzuf\u00fchren. Selbstverst\u00e4ndlich sind unsere Lagerr\u00e4ume sowohl trocken, sauber und teilweise beheizt als auch abschlie\u00dfbar und sichtgesch\u00fctzt, sodass Sie Ihre Akten sicher aufbewahren k\u00f6nnen. Unsere All-inclusive-Preise<\/strong>, die bereits die Nebenkosten enthalten, sorgen zudem f\u00fcr eine volle Kostenkontrolle! Senden Sie uns gern eine Anfrage<\/strong> <\/a>und gemeinsam finden wir das perfekte Archiv f\u00fcr Ihre Unterlagen.<\/span><\/p>\n\n\n\n

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Wie lange m\u00fcssen Unterlagen aufbewahrt werden? Nicht immer ist klar, wie lange Aktenaufbewahrung wirklich notwendig ist. Wir kl\u00e4ren die wichtigsten Fragen.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":3044,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[],"class_list":["post-1895","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-allgemein"],"acf":[],"yoast_head":"\nAufbewahrungsfristen 2024: Aktenaufbewahrung \u2013 wie lange?<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Aufr\u00e4umen und Ausmisten! 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