Büroumzug: Mit Checkliste bequem ins neue Büro

Sind Sie schon einmal umgezogen? Dann wissen Sie bestimmt, dass so ein Umzug nicht vom einen Tag auf den nächsten organisiert werden kann. Beim Büroumzug wird die Liste dessen, was Sie beachten müssen, gleich noch einmal länger – denn hier wechseln nicht nur Sie, sondern unter Umständen auch noch Ihre Mitarbeiter den Standort. Zudem gibt es bei der Ummeldung des Büros einiges zu beachten – schließlich müssen Geschäftspartner, Kunden und nicht zuletzt Finanzamt und Co. wissen, wie sie Sie in Zukunft erreichen können. Wir von Sirius Facilities vermieten schon seit vielen Jahren Büroflächen und wissen genau, worauf unsere Mieterinnen und Mieter beim Umzug achten müssen. Unsere wichtigsten Tipps geben wir Ihnen hier weiter.

Büroumzug organisieren: Gute Planung ist die halbe Miete

Damit Ihr Umzug im Büro schnell über die Bühne gehen kann und Sie nicht unnötig Zeit und Geld verschwenden, sollten Sie Ihren Büroumzug planen und so Ihre Ressourcen gut einteilen. Das können Sie entweder allein tun oder, wenn Sie einige Mitarbeiter haben, auch ein kleines Team bilden, das den Büroumzug organisiert und umsetzt. Der Standortwechsel wirkt sich auf viele Prozesse im Unternehmen aus – diese sollten Sie im Blick behalten. Deshalb sollten Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen zur Beratung hinzugezogen werden. Damit alles durchdacht und organisiert werden kann, sollten Sie mindestens ein halbes Jahr im Voraus mit der Umzugsplanung im Büro beginnen.

Mit unserer Checkliste Ihren Büroumzug planen

Nicht nur wenn Sie zum ersten Mal einen Büroumzug organisieren, kann Ihnen unsere Checkliste bei der Planung helfen – schließlich gibt es einiges zu bedenken. Wir haben Ihnen die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

• Machen Sie sich Gedanken über die richtige Fläche. Möchten Sie in eine größere Fläche umziehen? Oder lieber Ihr Büro verkleinern?
• Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über den Büroumzug und beziehen Sie sie in die Planung mit ein. Die Mitarbeiter sollten so früh wie möglich, aber erst dann, wenn der Umzug auch sicher durchgeführt wird, benachrichtigt werden.
• Holen Sie sich Angebote von Umzugsunternehmen ein, die sich auf den Umzug im Büro spezialisiert haben. Preise können hier stark variieren, sodass sich der Vergleich lohnen kann. Achten Sie aber in jedem Fall auf die Seriosität des Unternehmens – manchmal kann sich ein höherer Preis auch lohnen.
• Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Möbel, Gerätschaften und sonstiger Einrichtungsgegenstände und planen Sie, was ins neue Büro passt. Am besten erstellen Sie eine genaue Inventarliste, um zu überprüfen, ob auch alles im neuen Büro angekommen ist.
• Im Rahmen des Umzugs bietet sich eine gute Gelegenheit, neue Möbel anzuschaffen oder ein neues Einrichtungskonzept umzusetzen. Bei Bedarf können Sie dazu eine Beratungsfirma engagieren. Planen Sie auch mögliche Renovierungsarbeiten mit ein.
• Kündigen Sie rechtzeitig Verträge für Wasser, Strom, Gas, Internet und Co., beziehungsweise melden Sie sich bei Ihren Anbietern um.
• Sie benötigen ein Zwischenlager? Bei uns können Sie Flächen für Ihren Umzug, aber zum Beispiel auch ein Lager während Renovierungen mieten. 
• Sobald der Büroumzug vollzogen ist (oder am besten schon zuvor), sollten Sie alle relevanten Stellen über Ihre Adressänderung informieren. Das betrifft nicht nur Kunden und Geschäftspartner: Sie müssen auch den Eintrag ins Handelsregister anpassen, sich beim Finanzamt, Ihrer Bank, sonstigen Ämtern und Verbänden ummelden und einen Nachsendeauftrag für die Post einrichten. Auch Abonnements müssen umgestellt werden.
• Überprüfen Sie nach dem Umzug ins Büro noch einmal, ob alle Einrichtungsgegenstände angekommen und unbeschädigt sind und ob nichts zurückgeblieben ist.

Der Umzug steht noch aus? Hier finden Sie Ihr neues Büro

Einen Büroumzug zu organisieren, ist ein großes Vorhaben. Sind Sie noch in der Planungsphase, dann haben Sie sich vielleicht noch gar nicht für ein neues Büro entschieden. Wenn Sie noch auf der Suche sind, können Sie sich einmal in unseren Sirius Business Parks und Office Centern in ganz Deutschland umschauen: Hier bieten wir Ihnen große Flächen für das ganze Unternehmen an, aber auch kleine Büros für Soloselbständige und Teams zum All-inclusive Preis und schon ab einem Monat. Diese kleinen Büroräume können Sie teilweise schon möbliert anmieten, sodass der Umzug besonders bequem verläuft. Vor Ort finden Sie zudem Lagerräume, welche Sie zum Beispiel als Archiv mieten können. 

Unsere schnelle Vertragsabwicklung sorgt dafür, dass Sie zu Ihrem Wunschtermin einziehen können. Rufen Sie einfach einmal unverbindlich bei uns an oder schreiben Sie uns über unser Kontaktformular: Wir organisieren dann einen Besichtigungstermin mit unseren Center Managern vor Ort für Sie.