8 Tipps für die Inventur im Lager: So funktioniert’s

Bei einer Lager-Inventur werden Lagerbestände, Warenbestände, Vermögen und Schulden aufgelistet und nach Menge und Wert erfasst. An einem ganz bestimmten Tag, dem sogenannten Bilanzstichtag, kann ein Soll-Ist-Vergleich aller Waren und Dienstleistungen eines Unternehmens vorgenommen werden.

Dabei werden während der Lagerinventur alle Vermögenswerte gezählt, gemessen oder gewogen. Mit Vermögenswerten sind alle betrieblichen Gegenstände gemeint. Inventar und Inventurlisten enthalten sämtliche Bestände im Unternehmen und sind zehn Jahre aufzubewahren.

In unseren Sirius Business Parks und Office Centern bieten wir neben Büro- und Produktionsflächen auch Lager an: vom kleinen Self Storage ab 1 m³ bis hin zur Logistikhalle mit mehreren 100 oder 1.000 m². Unsere Mieter führen regelmäßig Inventuren durch, weshalb wir hier die wichtigsten Fragen dazu beantworten, wie das genau funktioniert und welche Arten von Lagerinventuren es gibt.

Wer muss eine Lager-Inventur durchführen?

Eingetragene Kaufleute, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften sind zur doppelten Buchführung verpflichtet und damit auch zur Lagerinventur. Alle unterliegen den gleichen Vorschriften.

Wann wird eine Lagerinventur vorgenommen?

Lager-Inventuren müssen regelmäßig durchgeführt werden. Laut Vorschrift ist das immer am Ende eines Geschäftsjahres, bei einer Neugründung oder Geschäftsaufgabe, sowie bei der Übernahme einer Firma.

Welche Inventurverfahren gibt es?

Inventurverfahren:

• „Stichtagsinventur“ – diese ist an einem ganz bestimmten Tag beziehungsweise plus/minus zehn Tage davor oder danach durchzuführen
• „Zeitversetzte Inventur“ – ist mit einem Zeitpuffer von bis zu drei Monaten vor und zwei Monaten nach dem eigentlichen Stichtag durchzuführen
• „Permanente Inventur“ – hier werden die gesamten Bestände nicht zu einem bestimmten Stichtag, sondern während des gesamten Geschäftsjahres notiert
• „Stichprobeninventur“ – hier wird nach Genehmigung durch das Finanzamt anhand von Stichproben eine Hochrechnung des Bestandes durchgeführt
• „Buchinventur“ – hier werden ausschließlich die Vermögenswerte erfasst, die nicht physisch durch eine körperliche Inventur erfasst werden können
• „Körperliche Inventur“ – hier wird das gesamte betriebliche Vermögen präzise gezählt, gewogen oder gemessen

Glücklicherweise gibt es unzählige Helfer für die Lager-Inventur. Warehouse Management Systeme, Lagerverwaltungssysteme, Handscanner, Computer, Tablets und Apps. Das „Heute-wegen-Inventur-geschlossen-Schild“ gehört sicherlich der Vergangenheit an. Trotz aller Digitalisierung und dem Trend zur permanenten Inventur bleibt eine Verantwortung gegenüber dem Finanzamt davon unberührt: Der Lagerbestand muss auch „körperlich“ aufgenommen werden.

In den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Inventur“ heißt es dazu: „Fehlt eine körperliche Bestandsaufnahme oder enthält das Inventar in formeller oder materieller Hinsicht nicht nur unwesentliche Mängel, ist die Buchführung nicht als ordnungsmäßig anzusehen (Abschnitt R 5.3 Abs. 4 EStR), und die hierauf aufbauende Bilanzierung ist nichtig.“

Dieses können Sie vermeiden, wenn Sie Ihre Lager-Inventur nach den folgenden Tipps durchführen:

Tipps und Tricks für den Ablauf einer Inventur im Lager

Eine gründliche Vorbereitung ist die halbe Miete. Die andere Hälfte ist die praktische Durchführung der Inventur. Dafür sind die Fragen „Wann“ und „Wer“ die wichtigsten Parameter. Die Inventur ist dann am effizientesten, wenn das Lager beinahe leer ist, wenig Aufträge vorhanden sind und kaum Kundenverkehr herrscht.

Tipp Nummer 1: Planen Sie die anstehende Inventur sorgfältig

• Erstellen Sie einen detaillierten Ablaufplan. Bestimmen Sie, ob die Produktion beziehungsweise der Verkauf während der Inventur in vollem Umfang weiterläuft, reduziert weiterläuft oder vollständig geschlossen wird.
• Legen Sie einen Verantwortlichen fest.
• Unterteilen Sie gegebenenfalls – je nach Unternehmensgröße – die zu erfassenden Bereiche und ordnen Sie diese oder räumen Sie sie auf.
• Separieren Sie defekte, beschädigte oder – im Falle von zum Beispiel Lebensmitteln oder Medikamenten – abgelaufene Waren und Güter.
• Die Personalplanung sollte für die Lager-Inventur mit besonderer Sorgfalt stattfinden. Stellen Sie sicher, dass genügend Mitarbeiter und die nötigen Hilfsmittel zur Verfügung stehen und die Mitarbeiter entsprechend informiert sind

Hilfsmittel zu Lager-Inventur:

• Inventurlisten und Inventurenprotokolle
• Formulare für die Aufnahme der Waren, Maschinen beziehungsweise Anlagen
• Stifte, Zettel, Waagen, Leitern und Taschenrechner
• Listen für Waren, die während der Inventur verkauft oder von denen Lieferungen erwartet werden.

Tipp Nummer 2: Schaffen Sie System und gute Teams

Während der Inventur sollten alle Abteilungen geschlossen werden und Waren an Ort und Stelle bleiben. Es gibt wertvolle Tipps, wie Sie sich die Lagerinventur erleichtern können:

1. Einheitliches Zählen der Waren (von oben nach unten, von links nach rechts)
2. Aufgabenteilung: so passieren weniger Konzentrationsfehler (eine Person zählt, die andere schreibt auf)

Tipp Nummer 3: Halten Sie die Nachweispflicht ein und setzen Sie diese um

Das Finanzamt benötigt den Nachweis darüber, dass Sie manuell gezählt haben und dies nicht maschinell von statten ging. Für diesen Nachweis müssen die unterschriebenen und gegengezeichneten Inventurlisten archiviert werden. Diese Listen sorgen dafür, dass Sie immer einen Nachweis für die regelmäßige Erfassung haben.

Tipp Nummer 4: Gewährleisten Sie die Sicherung der Daten bei der Inventur im Lager

Speichern Sie die erhobenen Daten unbedingt in Ihrem Warehouse Management System.

Oft fällt Prüfern im Rahmen von Inventarprüfungen auf, dass die erhobenen Daten nicht im System gespeichert worden sind. Das ist gerade bei der permanenten Inventur ein häufig auftretender Fall.

Stellen Sie sicher, dass die Inventurblätter mit den einzelnen Waren sicher aufbewahrt und gespeichert sind. Können Sie nur das Summenblatt vorweisen, kann dies als „nicht ordnungsgemäße Buchhaltung“ gewertet werden.

Tipp Nummer 5: Kontrollieren Sie die Lager-Inventur stichprobenartig

Ein Teilabschnitt ist fertig ausgezählt? Führen Sie eine Stichprobenkontrolle durch. Passt das Ergebnis nicht? Führen Sie direkt eine Nachzählung durch.

Tipp Nummer 6: Halten Sie die Laune Ihrer Mitarbeiter hoch, wenn Sie die Inventur im Lager durchführen

Damit ihre Mitarbeiter trotz der eintönigen Zählung motiviert und konzentriert bleiben, sorgen Sie für kostenlose Getränke und Essen. Sorgen Sie gegebenenfalls auch für Musik und eine ausgeglichene Atmosphäre – wichtig ist es jedoch, dass alle konzentriert arbeiten können. Vielleicht setzen Sie ein gemeinsames Team-Event nach der Lager Inventur an, auf das sich alle Beteiligten freuen können. Sie könnten auch eine Challenge daraus machen und Preise verleihen – werden Sie hier kreativ.

Tipp Nummer 7: Laden Sie Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer ein

Das verschafft Ihnen einen enormen Vertrauenszuschuss beim Finanzamt. Laden Sie den Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater ein und lassen Sie sich die Anwesenheit bescheinigen.

Tipp Nummer 8 für die Inventur: Holen Sie sich externe Unterstützung

Planen Sie externe Aushilfen für die Inventur mit ein. Auch wenn diese zunächst eine Investition sind, sollten Sie das unbedingt in Erwägung ziehen. Zum einen geht die Inventur natürlich schneller umso mehr Menschen unterstützen und zum anderen sind externe Aushilfen weder betriebsblind noch befangen.

Fazit Inventur im Lager: Wunderbares Erfolgscontrolling!

Eine Inventur dient der Korrektur von Soll- und Ist-Bestand.

Die Lager Inventur ist zudem geeignet, um die eigene Preis- und Produktpolitik zu überprüfen. Sie können sehen, welche Produkte sich gut verkaufen und welche eher „Ladenhüter“ sind. Auf Basis dessen können Sie neue Entscheidung zu Ihrer Preisgestaltung treffen. Auch sicherheitsbezogene Erkenntnisse lassen sich durch eine sorgfältige Inventur gewinnen. Stellen Sie fest, dass Waren abhandengekommen sind, können Sie überlegen, ob es sinnvoll ist, in Sicherheitssysteme zu investieren.

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