Mitarbeiter einstellen: Von der Betriebsnummer bis zum Vertrag

Ihr Unternehmen wächst: Und damit auch die Aufgaben, die Sie und Ihr Team bewältigen müssen. Umso mehr Aufträge Sie bekommen, umso wichtiger wird es, dass Sie Experten in Ihrem Team haben, die sich darum kümmern, die täglichen Herausforderungen zu stemmen. Ob Sie Ihren ersten Mitarbeiter einstellen möchten oder schon ein kleines Team haben: Die bürokratischen Hürden lassen sich mit einer geordneten Herangehensweise ganz einfach überwinden. Als Vermieter von vielseitigen Gewerbeflächen haben wir schon zahlreiche Unternehmen in ihrem Wachstum begleitet und wissen deshalb genau, worauf es ankommt, wenn Sie neues Personal einstellen möchten. Unsere Tipps geben wir gerne an Sie weiter!

 

Mitarbeiter einstellen: Die ersten Schritte

Sie haben Ihr Unternehmen neu gegründet und möchten nun zum ersten Mal Personal einstellen? Dann müssen Sie zuerst einmal eine Betriebsnummer beantragen. Diese erhalten Sie bei der Bundesagentur für Arbeit. Über die Nummer können Sie zum Beispiel Ihrer Meldepflicht bei der Krankenversicherung nachkommen oder Mitarbeiter an- und abmelden.

Ist die Beantragung erledigt, kann es richtig losgehen. Stellen Sie eine Anzeige für Ihre freie Position online und nutzen Sie Ihr persönliches und virtuelles Netzwerk, um Ihren Kontakten mitzuteilen, dass Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen möchten. Bleibt nur noch eins zu tun: Halten Sie Bewerbungsgespräche mit interessanten Kandidaten ab und stellen Sie Ihren Wunschbewerber ein! Doch was müssen Sie dabei beachten?

 

Dokumente sammeln – das brauchen Sie, wenn Sie Mitarbeiter einstellen

Hat Ihr Kandidat zugesagt, dann geht es erst einmal ans Eingemachte. Denn nun müssen Sie allerlei Informationen einholen, die Versicherungen, Finanzamt und Co. von Ihnen verlangen können. Dazu gehören zum Beispiel:

• Ein Personalfragebogen, auf dem der neue Mitarbeiter seine Angaben an Sie weitergibt
• Eine Kopie des Personalausweises
• Die Rentenversicherungsnummer
• Die Steuer-ID
• Eine Bescheinigung über die Mitgliedschaft bei der Krankenversicherung
• Die ELStAM (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale)

Je nachdem, wen Sie beschäftigen, können Sie auch andere Dokumente benötigen. So sollten Sie nach einer Urlaubsbescheinigung des vorigen Arbeitgebers fragen, um den korrekten Urlaubsanspruch zu berechnen. Auch Unterlagen für vermögenswirksame Leistungen sollten Sie gegebenenfalls bei dem Bewerber anfragen, wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen. Möchten Sie ausländisches Personal beschäftigen möchten, benötigen Sie eine Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis, bei Mitarbeitern mit Behinderung sollten Sie einen Schwerbehindertenausweis vorzeigen lassen.

Nicht zuletzt sollten Ihre neuen Teammitglieder natürlich auch für den Beruf relevante Zeugnisse oder Zertifikate vorlegen – zum Beispiel einen Führerschein oder einen Nachweis über eine Gesundheitsbelehrung.

Der Arbeitsplatz für Ihren neuen Mitarbeiter

Eine der ersten Fragen, die sich stellt, wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen möchten, ist die nach dem Arbeitsplatz. Vor allem bei Bürojobs ist es eine Voraussetzung, dass Ihr neues Teammitglied seinen eigenen Schreibtisch bekommt. Beachten Sie hier die geltenden Vorgaben, auch zur Mindestgröße des Arbeitsplatzes! Wenn Ihr Unternehmen wächst, dann sollten Sie früher oder später über die Anmietung neuer Räumlichkeiten nachdenken.

Moderne Büros, geräumige Lager und vielseitig nutzbare Produktionsflächen finden Sie zum Beispiel in unseren Sirius Business Parks und Office Centern in ganz Deutschland. Um Ihr Risiko zu minimieren, bieten wir Ihnen kurze Laufzeiten ab nur einem Monat sowie monatliche Pauschalpreise an, sodass Sie Ihre Ausgaben auf den Cent genau planen können. Einer unserer größten Vorteile: Wir verfügen über eine große Vielfalt an Flächen, die zu jeder Phase des Unternehmenswachstums passen. So können Sie zum Beispiel zu Beginn als Verwaltungsfläche ein kleines Einzel- oder Doppelbüro mieten, anschließend auf unsere Teambüros umsteigen und schließlich eine ganze Büroetage anmieten – alles am selben Standort! Gleiches gilt natürlich für unsere Self Storages und Lagerhallen sowie Werkstatt- und Produktionsflächen.

Senden Sie uns gerne eine unverbindliche Anfrage – wir helfen Ihnen dabei, die perfekte Fläche für Ihr Unternehmen zu finden!

 

Mit dem Arbeitsvertrag Personal einstellen

Liegen alle benötigten Informationen vor, dann ist es Zeit für die letzte Unterschrift: Natürlich auf dem Arbeitsvertrag! Dieser regelt das gesamte Arbeitsverhältnis – lassen Sie sich also bei der Erstellung Zeit und ziehen Sie bei Bedarf rechtliche Beratung hinzu. Sollte es einmal Probleme mit Ihren Mitarbeitern geben, ist es relevant, was im Vertrag festgehalten wurde. Mindestens sollten darin grundlegende Informationen zum Beispiel zur Art der Tätigkeit, den Arbeitszeiten, zur Probezeit und möglicher Befristung, zum Urlaub und Co. festgelegt werden.

 

Mitarbeiter einstellen: Die Checkliste

An alles gedacht? Wir haben Ihnen eine kleine Checkliste zum Mitarbeiter einstellen erstellt, damit Sie überprüfen können, ob Sie alle wichtigen Schritte berücksichtigt haben:

• Beantragen Sie die Betriebsnummer
• Breiten Sie den Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters vor und mieten Sie gegebenenfalls neue Räume an
• Schreiben Sie die freie Stelle aus
• Fordern Sie die notwendigen Unterlagen Ihres Kandidaten an
• Erstellen Sie einen Arbeitsvertrag
• Melden Sie den Mitarbeiter bei der Sozialversicherung an
• Melden Sie den Mitarbeiter bei der gesetzlichen Unfallversicherung an
• Melden Sie den Mitarbeiter beim Finanzamt an
• Melden Sie den Mitarbeiter eventuell beim Gesundheitsamt an
• Bereiten Sie den ersten Tag und das Onboarding vor!

Einen neuen Mitarbeiter einzustellen kann auf den ersten Blick eine große Herausforderung sein – vor allem, wenn Sie Ihr erstes Teammitglied rekrutieren. Das sollte Sie nicht davon abhalten, Ihr Unternehmen zu vergrößern und weiter zu wachsen – denn nur so kann Ihre Firma auch in der Zukunft bestehen. Wir von Sirius Facilities begleiten Sie mit unseren vielseitigen Gewerbeflächen auf diesem Weg. Finden Sie bei uns Ihr neues Büro, Ihre Lagerfläche oder Produktionsfläche für Ihr Vorhaben: Rufen Sie uns einfach an oder schreiben Sie uns über unser Kontaktformular!