Büroplanung: Mehr Raum für gutes Arbeiten

Eine durchdachte Büroflächenplanung verbindet Flächenbedarf, Arbeitsorganisation und Budget. Dieser Überblick zeigt Ihnen, wie Sie Ihren Bedarf ermitteln, ein passendes Bürolayout entwickeln und laufende Kosten realistisch einschätzen.

Was gehört zur Büroflächenplanung?

Büroflächenplanung umfasst mehr als die Verteilung von Schreibtischen. Sie legt fest, welche Räume und Arbeitsbereiche ein Unternehmen benötigt und wie diese zusammenwirken. Dazu gehören Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Rückzugsbereiche, Verkehrswege und ergänzende Flächen wie Teeküche oder Stauraum.

Die Arbeitsplatzplanung betrachtet den einzelnen Arbeitsplatz genauer: Ausstattung, Ergonomie, Beleuchtung und die Anforderungen der jeweiligen Tätigkeit. Beide Planungsebenen sollten zusammenpassen. Ein attraktiver Grundriss hilft wenig, wenn vertrauliche Telefonate neben konzentrierter Sachbearbeitung stattfinden.

Wie viel Bürofläche braucht ein Unternehmen?

Eine pauschale Quadratmeterzahl pro Mitarbeiter reicht für die Planung nicht aus, ist aber als erster Wert sehr hilfreich. Als Orientierung nennt die ASR A1.2 für Büro- und Bildschirmarbeitsplätze eine Grundfläche von 8 bis 10 m² je Arbeitsplatz, in Großraumbüros 12 bis 15 m². Mehr Infos, wie Sie die Bürofläche pro Mitarbeiter berechnen, finden Sie in diesem Ratgeberartikel.

Wichtig ist in jedem Fall: Diese Werte sind keine fertige Berechnung der gesamten Mietfläche. Zusätzliche Besprechungsbereiche, Sanitär- und Nebenräume sowie die konkrete Raumaufteilung müssen berücksichtigt werden. Auch Anforderungen an Bewegungsflächen, Verkehrswege und Barrierefreiheit beeinflussen den Bedarf.

Beispiel: Zwölf gleichzeitig genutzte Arbeitsplätze ergeben bei einem angenommenen Planungswert von 10 m² zunächst 120 m² für den Büroarbeitsbereich. Meetingraum, Teeküche und weitere benötigte Flächen kommen hinzu. Das Beispiel ersetzt keine Prüfung des konkreten Grundrisses.

Klären Sie außerdem, welche Flächen im Mietangebot enthalten sind. Unterschiedliche Flächenangaben erschweren sonst den Vergleich.

Schritt 1: Den tatsächlichen Bedarf ermitteln

Beginnen Sie mit Ihrem Arbeitsalltag und stellen Sie sich folgende Fragen:

• Wie viele Personen sind gleichzeitig vor Ort?
• Welche Teams arbeiten eng zusammen?
• Wie häufig kommen Kunden oder Projektpartner ins Büro?

Berücksichtigen Sie neben der aktuellen Belegschaft auch absehbares Wachstum. Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden, welche räumlichen Probleme sie erleben. So erkennen Sie früh, ob beispielsweise zusätzliche Besprechungsräume wichtiger sind als weitere feste Schreibtische.

Bei hybrider Arbeit, also dem Wechsel zwischen Büro und Homeoffice, zählt die gleichzeitige Anwesenheit. Planen Sie jedoch nicht ausschließlich mit Durchschnittswerten: Gemeinsame Teamtage können deutlich mehr Plätze erfordern.

Eine einfache Bedarfsliste hält Arbeitsplatzanzahl, Raumtypen, technische Anforderungen, Budget und Einzugstermin fest. Sie bildet die Grundlage für die Flächensuche.

Schritt 2: Das passende Bürolayout entwickeln

Bei der Büro-Layout-Planung steht die Tätigkeit im Mittelpunkt. Wer häufig vertrauliche Gespräche führt, benötigt andere Bedingungen als ein Team, das gemeinsam Projekte entwickelt.

Bürokonzept	Geeignet für	Worauf Sie achten sollten
Einzel- und kleine Gruppenbüros	Konzentration, vertrauliche Gespräche	Austausch zwischen Teams ermöglichen
Offene Bürobereiche	Direkte Abstimmung und Teamarbeit	Akustik beachten und Rückzugsmöglichkeiten einplanen
Kombinierte Raumkonzepte	Unterschiedliche Tätigkeiten	Ruhige und kommunikative Bereiche sinnvoll trennen
Geteilte Arbeitsplätze	Wechselnde Anwesenheit	Buchung, Ausstattung und persönliche Aufbewahrung regeln

Geteilte Arbeitsplätze werden häufig als Desk Sharing bezeichnet: Mehrere Beschäftigte nutzen einen Arbeitsplatz zu unterschiedlichen Zeiten.

Prüfen Sie am Grundriss auch praktische Details. Wo stehen Drucker? Sind Videokonferenzen ohne Störungen möglich? Lassen sich Möbel und Trennwände später anpassen? Gute Planung erleichtert den Alltag und vermeidet teure Nachbesserungen.

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Schritt 3: Die Kosten vollständig kalkulieren

Zur Büroplanung gehören einmalige Ausgaben und laufende Kosten. Die Quadratmetermiete allein bildet das Budget nicht ab.

Kostenbereich	Typische Positionen
Laufende Flächenkosten	Nettokaltmiete, Nebenkosten, gegebenenfalls separat abgerechnete Energie
Einrichtung und Ausbau	Möbel, Beleuchtung, Akustikmaßnahmen, Trennwände
Technik und Betrieb	Internet, IT, Reinigung, Wartung
Einzug und Liquidität	Umzug, mögliche Mietüberschneidung, Kaution

Die Kaution bindet Liquidität, ist aber nicht automatisch ein endgültiger Kostenaufwand. Umsatzsteuer ist je nach Vertrags- und Unternehmenssituation zusätzlich zu berücksichtigen.

Rechenbeispiel: Bei angenommenen 200 m² und 15 Euro Nettokaltmiete je m² beträgt die monatliche Nettokaltmiete 3.000 Euro. Hinzu kommen Nebenkosten und weitere Positionen. Die Zahlen dienen ausschließlich der Veranschaulichung und sind keine Marktpreise.

Vergleichen Sie Angebote deshalb nach ihrem Gesamtumfang. Bei Pauschalangeboten sollten Sie prüfen, welche Leistungen enthalten sind und welche separat berechnet werden. Werfen Sie gern einen Blick auf die Spar-Angebote bei Sirius – hier mieten Sie viele Büroflächen bereits ab 6,50 pro Quadratmeter!

Welche Trends prägen die Büroflächenplanung?

Hybride Arbeit bleibt relevant. Laut ifo Institut arbeiteten im August 2026 rund 24,9 Prozent der Beschäftigten in Deutschland zumindest teilweise im Homeoffice. Im Dienstleistungssektor waren es 35,1 Prozent. Für die Planung bedeutet das: Anwesenheit und Tätigkeiten sollten genauer betrachtet werden als die reine Mitarbeiterzahl.

Unterschiedliche Arbeitsbereiche gewinnen an Bedeutung. Eine ifo-Studie dokumentiert Anpassungen wie Desk Sharing sowie den Ausbau von Besprechungs- und Sozialräumen. Daraus lässt sich für die Planung ableiten: Konzentriertes Arbeiten, Austausch und Videokonferenzen brauchen jeweils geeignete Bedingungen.

Anpassbarkeit ist ein sinnvolles Planungsziel. Modulare Möbel, veränderbare Raumaufteilungen und vertraglich geklärte Erweiterungsmöglichkeiten können helfen, auf Wachstum zu reagieren. Prüfen Sie vor der Anmietung, was baulich möglich und mit dem Vermieter vereinbart ist.

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