Aktenlagerung & Aktenarchivierung: Akten einlagern im Archiv

Früher oder später ist es in jedem Büro soweit – die Akten stapeln sich und der Platz wird knapp. Einfach wegwerfen sollten Sie die Unterlagen jedoch keinesfalls, ohne zuvor die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu prüfen. In vielen Fällen kann es sinnvoll sein, ein externes Archiv zu mieten, um Dokumente sicher zu lagern. Als erfahrener Anbieter von Lagerflächen und Archiven zur Aktenlagerung geben wir Ihnen hier die besten Tipps, um Ihre Akten ordnungsgemäß aufzubewahren und zu archivieren.

Aufbewahrungsfristen – Wie lange sollte ich Akten lagern? 

Die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von Akten und Dokumenten finden Sie in der Abgabenordnung sowie im Handelsgesetzbuch. Je nach Dokumentenart müssen Akten in der Regel zwischen sechs und zehn Jahren eingelagert werden, bevor eine Aktenvernichtung erlaubt ist. Wichtiger ist jedoch, dass die Dokumente in dieser Zeit in gutem Zustand bleiben.

Ein geeigneter Lagerraum spielt dabei eine zentrale Rolle, damit Ihre Akten nicht verblassen oder durch Umwelteinflüsse beschädigt werden. Achten Sie darauf, dass der Raum vor Feuchtigkeit und unbefugtem Zutritt geschützt ist.

Das richtige Archiv zur Lagerung von Akten und Dokumenten

Ein wichtiger Aspekt bei der sicheren Einlagerung von Akten ist die Wahl des richtigen Archivs. Hier einige wesentliche Punkte:

1. Belüftung und Isolierung

Der Lagerraum sollte gut belüftet und isoliert sein, um Schimmel oder Papierverfall durch Feuchtigkeit zu vermeiden. Ein feuchter Keller oder eine unpassende Räumlichkeit sind ungeeignet.

2. Temperaturschwankungen vermeiden

1. Lagern Sie Akten stets in speziellen Ordnern, um sie organisiert und geschützt aufzubewahren. So bleibt der Überblick über alle Dokumente erhalten und der Zugriff wird erleichtert.

3. Sonneneinstrahlung verhindern

Vermeiden Sie direkte Sonneneinstrahlung auf die gelagerten Dokumente, um ein Ausbleichen der Schrift zu verhindern. Dies ist besonders bei langen Aufbewahrungszeiten entscheidend.

4. Sicherheitsaspekte

Da viele Dokumente sensible Daten enthalten, sollten sie in einem verschlossenen Raum gelagert werden. Unsere Sirius Business Parks bieten sichere Aktenlager, die Sie individuell mieten können. Diese Lagerräume lassen sich sicher abschließen und bieten Ihnen rund um die Uhr Zugang per Schlüssel oder Zugangskarte.

Wie kann ich Dokumente aus Thermopapier lagern?

Besondere Vorsicht ist bei Belegen aus Thermopapier geboten. Diese Art von Papier, die häufig für Kassenzettel verwendet wird, verblasst schnell, insbesondere wenn sie unsachgemäß gelagert wird. Da Unternehmen jedoch gesetzlich dazu verpflichtet sind, auch solche Belege bis zu 10 Jahre aufzubewahren, ist eine sichere Lagerung unerlässlich.

6 Tipps zur sicheren Aktenlagerung von Thermopapier

1. Vermeiden Sie Klarsichtfolien
   Klarsichtfolien enthalten Weichmacher, die die Thermoschrift schnell verblassen lassen.

2. Schützen Sie die Belege vor Wärme und Sonne
   Wärme und direkte Sonneneinstrahlung sind besonders schädlich für Thermopapier. Bewahren Sie die Belege in kühlen und dunklen Räumen auf, die keine starke Luftfeuchtigkeit aufweisen.

3. Verwenden Sie keine Klebstoffe
   Klebstoffe können das Papier beschädigen. Stattdessen sollten Sie Belege zusammentackern oder klammern.

4. Ledergeldbeutel vermeiden
   Bewahren Sie Thermobelege nicht in Lederhüllen auf, da Gerbstoffe das Papier angreifen können.

5. Schützen Sie die Belege vor Kontakt mit Fetten oder Ölen
   Vermeiden Sie den Kontakt der Belege mit Desinfektionsmitteln, Ölen oder anderen Chemikalien.

6. Kopieren Sie wichtige Belege
   Da Thermopapier schnell verblasst, empfiehlt es sich, Kopien der Belege anzufertigen und diese zusammen mit dem Original zu archivieren.

Vorteile der Anmietung eines externen Archivs zur Aktenlagerung

Wenn Sie Ihre Akten sicher und langfristig lagern möchten, bietet die Anmietung eines externen Archivs zahlreiche Vorteile:

• Sicherheit: Lagerräume sind vor unbefugtem Zutritt geschützt.
• Zugriff: Sie haben rund um die Uhr Zugang zu Ihren Dokumenten.
• Kostengünstig: Flexible Mietmodelle ermöglichen die Nutzung von Lagerflächen zum monatlichen oder langfristigen Pauschalpreis.

In unseren Sirius Business Parks und Office Centern in ganz Deutschland können Sie günstige Archivlager zur sicheren Archivierung anmieten, die Ihre Akten sicher bewahren. Senden Sie uns gern eine Anfrage für ein individuelles Angebot.

Wie schütze ich Akten vor Schäden?

Damit Ihre Akten auch nach langer Lagerung lesbar bleiben, sollten Sie Folgendes beachten:

• Trocken und kühl lagern: Hohe Feuchtigkeit und extreme Temperaturen können Akten beschädigen.
• Luftdichte Boxen verwenden: Verwenden Sie speziell für Aktenordner geeignete Kartons oder Boxen, um sie vor Staub und Schmutz zu schützen.
• Ordnungssystem einrichten: Ein klares Ordnungssystem erleichtert den späteren Zugriff auf bestimmte Dokumente, wie beispielsweise den Jahresabschluss.

FAQ zur Akteneinlagerung

1. Wie lange muss ich geschäftliche Unterlagen aufbewahren?

Laut deutschen Vorschriften beträgt die Aufbewahrungsfrist für geschäftliche Unterlagen 6 bis 10 Jahre, je nach Dokumententyp.

2. Kann ich Akten zu Hause lagern?

Prinzipiell ja, aber achten Sie auf die richtigen Bedingungen, wie z.B. Schutz vor Feuchtigkeit und unbefugtem Zugriff. Ein externes Archiv bietet oft mehr Sicherheit.

3. Was mache ich mit Thermopapier-Belegen, die verblassen?

Kopieren Sie die Belege und archivieren Sie sowohl die Kopie als auch das Original.

4. Wie viel kostet die Anmietung eines Archivs?

Die Kosten für die Anmietung eines Archivraums variieren je nach Größe und Standort. In unseren Sirius Business Parks bieten wir flexible Mietmodelle an, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.

5. Kann ich meine Akten jederzeit abrufen?

Ja, in unseren Lagerräumen haben Sie rund um die Uhr Zugang zu Ihren Akten, entweder per Schlüssel oder Zugangskarte.

---

Fazit

Die sichere Lagerung von Akten und Dokumenten erfordert die richtigen Bedingungen. Egal ob Thermopapier oder reguläre Geschäftsdokumente – mit den richtigen Maßnahmen bleiben Ihre Unterlagen leserlich und sicher. Wenn Sie ein externes Archiv anmieten möchten, bieten wir Ihnen in unseren Sirius Business Parks und Office Centern eine Vielzahl von sicheren und kostengünstigen Lageroptionen.