Clean Desk Policy: Ordnung für den Datenschutz

Die Clean Desk Policy – Jeden Abend den Schreibtisch aufräumen?

Es gibt solche und solche Menschen: Die einen hinterlassen nach jedem Arbeitstag eine blitzblanke Tischplatte – und bei den anderen stapeln sich noch Akten aus den letzten fünf Jahren unter dem Schreibtisch. Den Mitarbeitern vorzuschreiben, wie sie ihren Schreibtisch organisieren sollen, fällt vielen Vorgesetzten schwer, schließlich wollen sie diese nicht bevormunden. Dennoch gibt es Gründe, die für eine Clean Desk Policy sprechen – also einen völlig leeren oder zumindest komplett aufgeräumten Arbeitsplatz bei Feierabend. Wir von Sirius Facilities sind seit vielen Jahren Experten für die Vermietung für Gewerbeflächen und haben deshalb immer ein Auge auf Bürotrends. Welche Vor- und Nachteile das Clean Desk Prinzip bei Datenschutz und Organisation mit sich bringt, möchten wir Ihnen nahebringen.

Clean Desk Prinzip: Was ein aufgeräumter Schreibtisch bringt

Ein geordneter Schreibtisch bringt zum einen mit sich, dass Mitarbeiter besser organisiert sind: Wer genau weiß, wo er was verstaut hat, der verbringt nicht so viel Zeit damit, Büromaterialien, Unterlagen oder Notizen zu suchen. Zudem soll laut einer Studie Minimalismus am Schreibtisch die Gewissenhaftigkeit und sogar eine gesunde Ernährung fördern – die Teilnehmer griffen in einem aufgeräumten Umfeld bei der Wahl zwischen Apfel und Schokoriegel öfter zum Apfel als die Teilnehmer mit Chaos am Arbeitsplatz. Eine Clean Desk Policy scheint also einige Vorteile zu haben!

Auch davon abgesehen ist Minimalismus ein Konzept, das sich in der Arbeitswelt mehr und mehr durchsetzt. Das beginnt beispielsweise bei der Verschlankung von Prozessen. Unternehmen überdenken ihre Arbeitsabläufe und streichen unnötige Zwischenstationen für Ihre Mitarbeiter. Nicht nur die physische Reduktion von Dingen, sondern auch die Priorisierung und Ausdünnung der Aufgaben und die Konzentration auf das Wesentliche bei der Arbeit wird von vielen Unternehmen immer mehr in den Mittelpunkt gestellt.

Minimalistischer wird auch die Führung. Im Rahmen von New Work weichen Mikromanagement und strikte Deadlines zielorientierter Projektarbeit und anstatt steilen Hierarchien soll es mehr Freiheiten geben. Zu viel Minimalismus in der Führung kann jedoch auch Gefahren mit sich bringen: So kann es Mitarbeiter überfordern, dass sie keine klaren Vorgaben haben und ihre Aufgabenbereiche im Unternehmen verschwimmen. In diesem Fall ist Chaos vorprogrammiert.

Die Clean Desk Policy bringt mehr Datenschutz an den Arbeitsplatz

Der eigentliche Grund für diese Regelung ist jedoch meist ein anderer: Und der hat mit Ordnung an sich gar nichts zu tun. Es geht dabei um Datenschutz am Arbeitsplatz, denn dieser kommt bei herumliegenden Unterlagen oftmals zu kurz. Eine Clean Desk Policy soll dafür sorgen, dass sensible Daten wie personenbezogene Kundendaten oder Unternehmensinterna in falsche Hände geraten. Das mag bei einem klassischen Schreibtischjob ohne physischen Kundenkontakt erst einmal irrelevant sein. Anders sieht es aus, wenn man an seinem Arbeitsplatz regelmäßig Besuch bekommt – zum Beispiel in Anwaltskanzleien, Versicherungen oder im Kundenservice. Doch auch Reinigungs- oder Wachpersonal kann die Daten einsehen, wenn diese in der Pause oder nach Feierabend unbeaufsichtigt bleiben oder nicht sicher verwahrt werden. Heutzutage kann das ernsthafte Konsequenzen nach sich ziehen, weshalb eine Clean Desk Policy in solchen Fällen praktisch unverzichtbar ist.

Wichtig ist es deshalb auch, Ihren Mitarbeitern eine sichere Verwahrung der Akten zu ermöglichen. In unseren First Choice Business Centern bieten wir Ihnen in unseren voll ausgestatteten Büros dazu einen abschließbaren Locker an, in dem Sie sensible Unterlagen aufbewahren können. Die exklusiven Büroräume können Sie schon ab einem Monat oder als Tagesbüro für Ihr Unternehmen anmieten – schauen Sie doch einmal vorbei!

Flexible Arbeitsplätze dank Minimalismus am Schreibtisch

Minimalismus am Schreibtisch ist nicht nur eine Frage der Sicherheit, sondern kann auch bei neuen Arbeitsmodellen unterstützen. Zum Beispiel bei der Einführung eines non-territorialen Büros, in dem sich die Mitarbeiter ihre Arbeitsplätze selbst auswählen und flexibel zwischen Büro und Home Office wechseln. Bei einem solchen Modell bietet sich eine Clean Desk Policy natürlich besonders an, denn wenn die Mitarbeiter regelmäßig den Platz ändern, ist es nicht sinnvoll, Unterlagen, Büromaterialien oder persönliche Gegenstände abends am Platz zu lassen. Eine konsequente Einhaltung des Clean Desk Prinzips kann sich also vor allem dann lohnen, wenn alternative Arbeitsmodelle angewandt werden.

Wenn Sie noch ein neues Büro suchen, in dem sich flexibles Arbeiten ideal umsetzen lässt, dann lohnt sich ein Blick auf unsere Sirius Business Parks und Office Center in ganz Deutschland. Wir bieten Ihnen günstige Flächen ab kurzen Laufzeiten von nur einem Monat: Hier können Sie Ihre Visionen verwirklichen und Ihrem Team ein besonders angenehmes und produktives Arbeitsumfeld ermöglichen. Die Gestaltung Ihrer Räumlichkeiten ist ganz Ihnen überlassen – kontaktieren Sie uns gerne für ein individuelles Angebot oder wenn Sie Fragen zu unseren Flächen haben!

Das Clean Desk Prinzip richtig kommunizieren

Wenn das Thema Datenschutz am Arbeitsplatz bisher keine große Rolle gespielt hat oder ein flexibles Arbeitsmodell neu eingeführt werden soll, dann kann es zu Beginn schwierig sein, den Mitarbeitern das Clean Desk Prinzip zu vermitteln. Wichtig ist es deshalb, genau auf die Gründe einzugehen, weshalb der Minimalismus am Arbeitsplatz nun verbindlich ist. Die Mitarbeiter vor beschlossene Tatsachen zu stellen, ohne eine gute Begründung dafür zu haben, gilt es zu vermeiden.

Legen Sie genau dar, wie die Clean Desk Policy umgesetzt werden soll: Wird der Datenschutz am Schreibtisch beziehungsweise der saubere Tisch am Ende des Arbeitstages kontrolliert? Wenn ja, von wem? Welche Konsequenzen hat es, wenn sich ein Mitarbeiter nicht an die Regeln hält und zum Beispiel sensible Dokumente offen liegen lässt? All diese Aspekte des Clean Desk Prinzips sollten Sie von Beginn an klären.

Auch wenn die Clean Desk Policy viele Vorteile mit sich bringt, so kann sie doch auch negative Folgen haben. Vor allem die Kreativität der Mitarbeiter kann auf der Strecke bleiben, wenn Mitarbeitern die individuelle Dekoration untersagt wird. Eine Clean Desk Policy sollte deshalb grundsätzlich nur dann eingeführt werden, wenn es dafür einen wichtigen Anlass gibt – wie etwa eine striktere Umsetzung von Datenschutz oder ein neues Arbeitsmodell.

Ein ordentlicher und sicherer Arbeitsplatz ist eine wichtige Voraussatzung für produktives Arbeiten. Genauso wichtig sind aber moderne Büroräume, die sich Ihren Wünschen und denen Ihres Teams anpassen und eine freundliche Atmosphäre bieten. Bei Sirius Facilities stellen wir Ihnen Flächen in allen Größen zur Verfügung, deren Flexibilität sowohl von Solounternehmern als auch von kleinen und mittelständischen Firmen geschätzt wird. Verlegen Sie Ihren Standort kurz oder mittelfristig in einen unserer vielseitigen Business Parks oder etablieren Sie bei uns Ihren neuen Firmensitz – Sie entscheiden! Begleitet werden Sie während der Dauer Ihrer Anmietung von einem kompetenten Ansprechpartner vor Ort, der Sie auch gerne zu einer persönlichen Besichtigung empfängt. Rufen Sie uns gerne an oder kontaktieren Sie uns über unser Onlineformular, um einen Termin zu vereinbaren!