Datenschutz und Datensicherheit im Büro: Das Wichtigste für Unternehmen und Mitarbeiter

A person is typing on a tablet with a security symbol on the screen. Concept of protecting sensitive information and the importance of cybersecurity. Generative ai illustration.

Datenschutz und Datensicherheit sind nicht nur rechtliche Verpflichtungen, sondern auch essenzielle Maßnahmen, um sensible Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Gerade im Büroalltag lauern zahlreiche Risiken, die bei der Verarbeitung personenbezogener Daten auftreten können. In diesem Blogartikel erfahren Sie, wie Unternehmen, Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen für Datenschutz sorgen können – sei es am Arbeitsplatz oder im Homeoffice.

Inhalt

  1. Was bedeuten Datenschutz und Datensicherheit?
  2. Datenschutz im Büro: Die größten Herausforderungen
  3. Datenschutz im Homeoffice: Worauf Arbeitgeber und Arbeitnehmer achten müssen
  4. Praktische Maßnahmen für mehr Datenschutz und Datensicherheit
  5. Wichtige Pflichten für Unternehmen nach der DSGVO
  6. Fazit: Datenschutz ist Teamsache
  7. FAQs

1. Was bedeuten Datenschutz und Datensicherheit?

Datenschutz

Der Datenschutz bezieht sich auf den Schutz personenbezogener Daten. Das sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen, wie Namen, Adressen oder Bankdaten. Seit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 gelten europaweit einheitliche Regelungen, die sicherstellen sollen, dass diese Daten vertraulich und rechtmäßig verarbeitet werden.

Datensicherheit

Im Gegensatz dazu umfasst Datensicherheit alle Maßnahmen, die unbefugten Zugriff, Verlust oder Manipulation von Daten verhindern. Dazu gehören technische Vorkehrungen wie die Verschlüsselung von Daten und organisatorische Vorkehrungen wie Zugangsregeln innerhalb eines Unternehmens.

2. Datenschutz im Büro: Die größten Herausforderungen

Im Büroalltag begegnen uns viele Situationen, in denen der Datenschutz gefährdet werden kann. Hier einige Beispiele:

  • Offene Dokumente: Akten oder Unterlagen mit personenbezogenen Daten dürfen nicht einsehbar herumliegen. Eine Schublade – am besten verschließbar – oder ein Schredder sorgen für die nötige Sicherheit.
  • Passwörter: Unsichere Passwörter wie „123456“ sind ein Risiko. Sicherer ist eine Kombination aus Zahlen, Sonderzeichen und Groß- sowie Kleinbuchstaben.
  • E-Mails und Internetnutzung: Die private Nutzung von firmeneigenen Geräten kann zu Sicherheitslücken führen. Arbeitgeber sollten klare Richtlinien vorgeben.

Tipp: Regelmäßige Schulungen durch Datenschutzbeauftragte stellen sicher, dass alle Mitarbeitenden sensibilisiert sind.

3. Datenschutz im Homeoffice: Worauf Arbeitgeber und Arbeitnehmer achten müssen

Das Arbeiten im Homeoffice hat in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen. Doch damit steigen auch die Risiken für Datenschutzverletzungen. Achten Sie daher unbedingt auf folgende Punkte:

  • Sicherer Zugang: Mitarbeitende sollten ausschließlich über geschützte Verbindungen wie VPN (Virtual Private Network) auf Firmendaten zugreifen.
  • Technische Ausstattung: Firmeneigene Laptops und Smartphones sollten durch die IT-Abteilung regelmäßig gewartet und mit aktueller Sicherheitssoftware ausgestattet sein. So stellen Sie sicher, dass Hard- und Software in Sachen Datenschutz stets auf dem neuesten Stand sind. 
  • Telefonate: Sensible Themen sollten nicht in Hörweite von Dritten – etwa Familienmitgliedern oder Mitbewohnern – besprochen werden.

Merke: Der Datenschutz gilt auch im Homeoffice. Arbeitgeber müssen Mitarbeitende entsprechend informieren und ausrüsten.

4. Praktische Maßnahmen für mehr Datenschutz und Datensicherheit

Um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten, sollten Unternehmen diese Maßnahmen umsetzen:

  1. Schulungen: Alle Mitarbeitenden sollten regelmäßig geschult werden, um Datenschutzverstöße zu vermeiden.
  2. Passwortmanagement: Verwenden Sie Passwortmanager und fordern Sie sichere Kombinationen mit Zahlen und Sonderzeichen.
  3. Datenträger schützen: Dokumente mit personenbezogenen Daten sollten verschlossen aufbewahrt oder nach Gebrauch geschreddert werden.
  4. Technische Maßnahmen: Verschlüsselung von Daten, regelmäßige Backups und Firewalls sind essenziell.
  5. Organisatorische Maßnahmen: Zugriffsrechte auf personenbezogene Daten sollten klar geregelt und nur den verantwortlichen Personen gewährt werden.
  6. Bauliche Maßnahmen: Datensicherheit ist keine rein virtuelle Angelegenheit. Auch der physische Zugang zu Ihren Geschäftsräumen sollte klar geregelt sein, z.B. mit Schlüsseln oder Chipkarten, die nur Mitarbeitenden zur Verfügung stehen.

Zwischenschritt: Möchten Sie eine neue Gewerbefläche finden, in der sich Datenschutzmaßnahmen sicher umsetzen lassen? Kontaktieren Sie uns – wir helfen Ihnen gern bei der Suche optimaler Büro- und Industrieflächen!

5. Wichtige Pflichten für Unternehmen nach der DSGVO

Die DSGVO sieht hohe Strafen bei Verstößen vor – bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des Jahresumsatzes. Deshalb sollten Unternehmen sicherstellen, dass:

  • Ein Datenschutzbeauftragter bestellt wird, wenn das Unternehmen regelmäßig personenbezogene Daten verarbeitet.
  • Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) dokumentiert und umgesetzt werden.
  • Ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten geführt wird, um jederzeit Transparenz über die Datenverarbeitung zu gewährleisten.

6. Fazit: Datenschutz ist Teamsache

Datenschutz und Datensicherheit erfordern das Zusammenspiel von Arbeitgebern, Mitarbeitenden und technischen Lösungen. Ob im Büro oder Homeoffice: Die Einhaltung der DSGVO und die Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen schützen nicht nur personenbezogene Daten, sondern stärken auch das Vertrauen von Kunden und Mitarbeitenden.

Tipp zum Abschluss: Möchten Sie mehr über den perfekten Arbeitsplatz erfahren, der Datenschutz und Datensicherheit vereinfacht? Kontaktieren Sie uns – wir beraten Sie gerne bei der Suche nach Ihrer neuen Gewerbefläche!

FAQ: Häufige Fragen zum Thema Datenschutz und Datensicherheit

1. Was sind personenbezogene Daten?
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu gehören beispielsweise Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum oder auch IP-Adressen.

2. Was ist der Unterschied zwischen Datenschutz und Datensicherheit?

  • Datenschutz: Schutz der Rechte von Personen in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten.
  • Datensicherheit: Maßnahmen zum Schutz aller Daten vor Verlust, Manipulation oder unbefugtem Zugriff.

3. Welche Daten darf ich als Arbeitgeber von Mitarbeitenden speichern?
Arbeitgeber dürfen nur Daten speichern, die für das Arbeitsverhältnis notwendig sind, wie Name, Adresse, Steuer-ID und Bankdaten. Eine Speicherung darüber hinaus ist nur mit Einwilligung oder gesetzlicher Grundlage erlaubt.

4. Was sind technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)?
TOMs sind Vorgaben aus der DSGVO, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Beispiele sind:

  • Technische Maßnahmen: Verschlüsselung, Firewalls, regelmäßige Backups.
  • Organisatorische Maßnahmen: Zugriffsrechte, klare Richtlinien, Schulungen der Mitarbeitenden.

5. Welche Rolle spielt der Datenschutzbeauftragte?
Ein Datenschutzbeauftragter überwacht die Einhaltung der Datenschutzvorschriften und berät das Unternehmen bei der Umsetzung der DSGVO. Er ist ab einer bestimmten Unternehmensgröße oder bei regelmäßiger Verarbeitung sensibler Daten verpflichtend.

6. Was ist im Homeoffice zu beachten, um Datenschutz sicherzustellen?

  • Nutzung von VPN für den sicheren Zugriff auf Firmendaten.
  • Keine Speicherung sensibler Daten auf privaten Geräten, um unbefugte Zugriffe zu vermeiden.
  • Telefonate und Videokonferenzen an einem ungestörten Ort durchführen.

7. Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen die DSGVO?
Die DSGVO sieht Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes vor. Deshalb ist die Einhaltung der Vorgaben essenziell.

8. Wie kann ich sichere Passwörter erstellen?
Verwenden Sie eine Kombination aus:

  • Groß- und Kleinbuchstaben
  • Zahlen
  • Sonderzeichen
    Ein gutes Passwort sollte mindestens 12 Zeichen lang sein und keine leicht erratbaren Begriffe enthalten.

9. Was tun, wenn es zu einem Datenschutzvorfall kommt?
Melden Sie den Vorfall innerhalb von 72 Stunden an die zuständige Datenschutzbehörde. Informieren Sie betroffene Personen, falls ein Risiko für deren Rechte und Freiheiten besteht.

10. Wie können Unternehmen Datenschutz und Datensicherheit langfristig sicherstellen?

  • Regelmäßige Schulungen für Mitarbeitende.
  • Klare Prozesse und Richtlinien im Umgang mit personenbezogenen Daten.
  • Zusammenarbeit mit einem Datenschutzbeauftragten.
  • Einsatz moderner IT-Sicherheitslösungen.
Autor/in
Shaun Hoskins

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