Der Jahresabschluss – was ist zu beachten und wie geht man vor?

In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie, was ein Jahresabschluss ist, wer ihn erstellen muss, welche Bestandteile er hat und welche Fristen zu beachten sind. Außerdem erhalten Sie Tipps, wie Sie den Jahresabschluss am effizientesten angehen und keinen wichtigen Schritt vergessen.

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INHALT

1. Jahresabschluss – Definition

2. Welchen Zweck hat ein Jahresabschluss?

3. Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?

4. Bestandteile des Jahresabschlusses

5. Wichtige Fristen

6. Tipps für die Erstellung des Jahresabschlusses

6.1 Wichtige Unterlagen

6.2 Schritt-für-Schritt-Anleitung

7. Prüfung und Veröffentlichung des Jahresabschlusses

7.1 Prüfung des Jahresabschlusses: Wichtige Einzelheiten

7.2 Ablauf der Prüfung

7.3 Offenlegung

Fazit

1. Jahresabschluss – Definition

Das Jahresende rückt immer näher und für viele Unternehmen und Selbstständige beginnt nun die Zeit, sich mit ihrem Jahresabschluss zu beschäftigen. Aber was genau muss man dabei eigentlich alles beachten? Und wie geht man am besten vor?

Der Jahresabschluss umfasst alle wesentlichen Informationen über die finanzielle Lage eines Unternehmens. Er besteht in der Regel aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung. Bei Kapitalgesellschaften kommt noch ein Anhang und in bestimmten Fällen ein Lagebericht hinzu, bei börsennotierten Unternehmen auch noch eine Kapitalflussrechnung und ein Eigenkapitalspiegel. 

Die Bilanz stellt das Vermögen und die Schulden des Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt dar. Die Gewinn- und Verlustrechnung gibt Auskunft über den Gewinn oder Verlust, den das Unternehmen in einem Jahr erwirtschaftet hat. Im Anhang werden weitere wichtige Informationen ergänzt, wie zum Beispiel eine Erläuterung der Bilanzpositionen.

2. Welchen Zweck hat ein Jahresabschluss?

Der Jahresabschluss dient nicht nur dazu, die finanzielle Situation des Unternehmens transparent darzustellen, sondern er erfüllt auch gesetzliche Anforderungen. Alle Kaufleute müssen jährlich einen Jahresabschluss erstellen und veröffentlichen. 

Dies dient unter anderem dem Schutz von Gläubigern und Investoren, die sich mithilfe des Jahresabschlusses ein Bild über das wirtschaftliche Risiko des Unternehmens machen können. Auch die Ausschüttung für Dividenden an Anteilseigner wird durch das Ergebnis des Jahresabschlusses bestimmt. Für die Finanzämter dient der Jahresabschluss als Besteuerungsgrundlage.

Aber auch für das Unternehmen selbst ist der Jahresabschluss von großer Bedeutung. Er liefert wichtige Informationen für Entscheidungen über Investitionen, Kredite und die weitere Geschäftsentwicklung. Kurz gesagt: Der Jahresabschluss ist die wichtigste Informationsquelle für alle, die sich für die finanzielle Situation eines Unternehmens interessieren.

3. Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?

Der Jahresabschluss muss von allen Unternehmen vorgelegt werden, die zur doppelten Buchhaltung verpflichtet sind, egal ob es sich um kleine oder große Firmen handelt. Diese Aufgabe ergibt sich aus den gesetzlichen Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) und des Steuerrechts. Demnach müssen alle Kapitalgesellschaften wie die GmbH, AG und Kommanditgesellschaften einen Jahresabschluss erstellen, der aus der Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und dem Anhang besteht.

Auch Freiberufler und Einzelunternehmer können verpflichtet sein, einen Jahresabschluss zu erstellen, falls sie bestimmte Größenkriterien überschreiten. Ab einem Jahresumsatz von 600.000 Euro oder einem Gewinn von 60.000 Euro müssen auch sie einen Jahresabschluss erstellen und diesen zusammen mit einer Steuererklärung beim Finanzamt einreichen.

Der Jahresabschluss ist aber nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein wichtiges Instrument, um die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens zu dokumentieren und zu analysieren. Eine ordentlich erstellte Bilanz gibt nicht nur Aufschluss über den Erfolg oder Misserfolg des Unternehmens, sondern dient auch als Basis für Kreditanfragen, Verhandlungen und Entscheidungen.

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4. Bestandteile des Jahresabschlusses

Der Jahresabschluss eines Unternehmens setzt sich aus verschiedenen Bestandteilen zusammen, die einen umfassenden Einblick in die finanzielle Lage des Unternehmens bieten:

• Bilanz
  Die Bilanz liefert einen Überblick über das Vermögen und die Schulden des Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag, normalerweise zum Ende des Geschäftsjahres. Sie gliedert sich in zwei Teile: die Aktiva und die Passiva. Auf der Aktivaseite werden alle Vermögenswerte des Unternehmens aufgeführt, wie Bargeld, Forderungen, Immobilien und Inventar. Die Passivaseite enthält die Verbindlichkeiten, einschließlich Kredite, Darlehen und Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten. Die Differenz zwischen Aktiva und Passiva ergibt das Eigenkapital des Unternehmens. 

• Gewinn- und Verlustrechnung
  Die Gewinn- und Verlustrechnung (auch GuV oder Erfolgsrechnung genannt) zeigt die Erträge und Aufwendungen des Unternehmens während des Geschäftsjahres. Sie listet Einnahmen (Umsatz) und Ausgaben (Kosten) auf und zeigt, ob das Unternehmen während des Berichtszeitraums einen Gewinn oder Verlust erzielt hat. Die GuV liefert entscheidende Informationen darüber, wie profitabel das Unternehmen ist und ist daher ein wichtiger Indikator für die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens.

• Anhang
  Der Anhang enthält zusätzliche Informationen und Erläuterungen zu den Zahlen in der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung. Hier werden beispielsweise Bilanzierungsprinzipien, Bewertungsmethoden und weitere finanzielle Details offengelegt. Der Anhang bietet dadurch eine detaillierte Grundlage, um die Zahlen im Kontext zu verstehen und entlastet die Bilanz von Detailangaben.
  
• Lagebericht
  Der Lagebericht ist eine ergänzende Erklärung im Jahresabschluss, der die wirtschaftliche Situation des Unternehmens und die zukünftigen Entwicklungen beschreibt. Er gibt Einblicke in die Strategie, Risiken, Chancen und Herausforderungen, mit denen das Unternehmen konfrontiert ist. Der Lagebericht ist ein wichtiges Instrument, um Investoren und anderen Stakeholdern ein umfassendes Verständnis der Unternehmenslage zu vermitteln.

5. Wichtige Fristen

Die Fristen für den Jahresabschluss variieren je nach Unternehmensform. Kleinstkapitalgesellschaften, kleine Kapitalgesellschaften und ihnen gleichgestellte Personengesellschaften haben eine Höchstfrist von 6 Monaten nach Ende des Geschäftsjahres, um ihren Jahresabschluss zu erstellen. Die Unternehmensgröße unterscheidet man anhand der Umsatzerlöse, der Bilanzsumme und der Anzahl der Mitarbeiter.

Im Gegensatz dazu unterliegen Kapitalgesellschaften, wie GmbHs oder AGs, in der Regel strengeren Fristen. Diese Unternehmen müssen ihren Jahresabschluss innerhalb von drei Monaten nach Ende des Geschäftsjahres erstellen und prüfen lassen. Diese kürzere Frist resultiert aus der erhöhten Komplexität der Unternehmensstruktur und der größeren Verantwortung gegenüber Aktionären und anderen Stakeholdern. 

Beauftragt man zur Erstellung des Jahresabschlusses einen Steuerberater, verlängert sich die Frist. Für alle anderen ist es wichtig, die Fristen einzuhalten oder rechtzeitig eine Verlängerung zu beantragen. Das funktioniert normalerweise ganz problemlos, Finanzämter gewähren automatisch eine Verlängerung der Frist bis Ende Februar.

6. Tipps für die Erstellung des Jahresabschlusses

Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung des Jahresabschlusses, um Zeitdruck zu vermeiden und die Arbeiten neben dem üblichen Tagesgeschäft stressfrei erledigen zu können. Erstellen Sie dazu am besten einen Zeitplan mit klaren Meilensteinen für jede Phase des Prozesses. Arbeiten Sie im Team, dann legen Sie fest, wer welche Aufgaben übernimmt und wann diese erledigt sein sollten. 

6.1 Wichtige Unterlagen

Stellen Sie, bevor Sie starten, sicher, dass alle erforderlichen Unterlagen und Informationen vorhanden sind. Das sind zum Beispiel:

• Finanzbuchhaltungs-Dokumente: 
  Sammeln Sie alle Buchhaltungsunterlagen des Geschäftsjahres wie Kontoauszüge, Bankbelege, Rechnungen, Belege für Einnahmen und Ausgaben, Zahlungsbelege und Buchungsunterlagen. Diese bilden die Grundlage für die Datenerfassung und -aufbereitung.

• Bilanzierungsunterlagen: 
  Dazu gehören alle relevanten Informationen zur Bilanzierung, wie beispielsweise Informationen zu Vermögenswerten wie Grundstücken, Gebäuden, Inventar, Forderungen und Verbindlichkeiten wie Kredite, Darlehen oder offene Rechnungen. Zusätzlich wird die Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung des Vorjahres benötigt sowie die Eröffnungsbilanz.

• Steuerunterlagen: 
  Alle steuerrelevanten Unterlagen wie Umsatzsteuervoranmeldungen, Einkommensteuererklärungen, Gewerbesteuererklärungen und sonstige steuerliche Belege sind ebenso erforderlich.

• Gehaltsabrechnungen und Personalunterlagen: 
  Stellen Sie die Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter und relevante Personalunterlagen wie Verträge, Vereinbarungen und Sozialversicherungsbeiträge bereit. Diese Informationen sind für die richtige Erfassung von Personalkosten im Jahresabschluss wichtig.

• Verträge und Vereinbarungen: 
  Halten Sie auch Verträge mit Kunden, Lieferanten, Leasingvereinbarungen und andere geschäftliche Vereinbarungen bereit. Diese Dokumente können Informationen über ausstehende Zahlungen, Verpflichtungen oder mögliche Risiken enthalten, die im Jahresabschluss gegebenenfalls berücksichtigt werden müssen.

• Protokolle und Beschlüsse: 
  Auch Dokumente wie Protokolle von Gesellschafterversammlungen, Aufsichtsratssitzungen und alle relevanten Unterlagen über getroffene Geschäftsentscheidungen können wichtig sein, um Änderungen in der Unternehmensführung und deren Auswirkungen auf den Jahresabschluss zu erfassen.

Eine vollständige Sammlung dieser Unterlagen bildet eine hilfreiche Basis für einen aussagekräftigen Jahresabschluss. Die strukturierte Organisation und Vorbereitung dieser Dokumente erleichtern den Prozess der Erstellung enorm und trägt dazu bei, dass der Jahresabschluss korrekt, vollständig und transparent ist. 

6.2 Schritt-für-Schritt-Anleitung

Gehen Sie zur Erstellung am besten in folgender Reihenfolge vor, dann verpassen Sie keinen wichtigen Schritt:

1. Kontenabstimmung und Buchhaltung: 
   Der erste Schritt beim Jahresabschluss ist die Kontenabstimmung, bei der geprüft wird, ob alle Buchungen korrekt erfasst wurden und sich die Kontenstände in der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung widerspiegeln. Sollten dabei Abweichungen auftreten, müssen diese korrigiert werden. Außerdem sollte sichergestellt werden, dass alle Belege vorhanden und ordnungsgemäß abgelegt wurden.
   
2. Inventur und Anlageverzeichnis: 
   Führen Sie im nächsten Schritt eine Inventur durch, um den Bestand der Waren und Rohstoffe sowie des Anlagevermögens zu ermitteln. Hierbei ist es wichtig, dass alle Bestände erfasst und ausgewertet werden. Außerdem sollte ein Anlageverzeichnis geführt werden, in dem die Anlagegüter wie beispielsweise Maschinen oder Fahrzeuge aufgelistet und deren Wertentwicklung dokumentiert werden.
   
3. Abschreibungen und Rückstellungen: 
   Im Rahmen des Jahresabschlusses müssen Sie auch Ihre Abschreibungen und Rückstellungen überprüfen und gegebenenfalls anpassen. Dabei geht es zum Beispiel um die Abschreibungsdauer der Anlagegüter oder die Höhe der Bildung von Rückstellungen für Garantieleistungen oder drohende Verluste aus Rechtsstreitigkeiten.
   
4. Steuerliche Aspekte: 
   Auch diverse steuerliche Aspekte müssen beim Jahresabschluss berücksichtigt werden. Hierzu gehören unter anderem die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung, die Neu- bzw. Umwertung von Beständen sowie die Abschreibung von Anlagevermögen. Sollten Sie sich in diesen Punkten unsicher fühlen, empfiehlt es sich, einen Steuerberater oder eine Steuerberaterin hinzuzuziehen, der oder die Sie bei der Erstellung der Steuererklärung unterstützt.

7. Prüfung und Veröffentlichung des Jahresabschlusses

Hat das Unternehmen eine bestimmte Größe oder Rechtsform, muss der Jahresabschluss durch einen Wirtschaftsprüfer geprüft werden. Hierbei geht es darum, ob der Jahresabschluss den gesetzlichen Anforderungen entspricht und ob alle relevanten Angaben gemacht wurden. Zudem muss der Jahresabschluss beim Bundesanzeiger veröffentlicht werden, damit er für alle Interessierten einsehbar ist.

7.1 Prüfung des Jahresabschlusses: Wichtige Einzelheiten

Die Prüfung des Jahresabschlusses ist für bestimmte Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben und untersucht, ob die Rechnungslegungsvorschriften eingehalten werden.

• Prüfungspflichtige Unternehmen:
  Eine Kapitalgesellschaft ab einer bestimmten Größe unterliegt gemäß dem Gesetz einer Prüfungspflicht. Die Prüfungspflicht tritt ein, wenn mindestens zwei der folgenden drei Merkmale in zwei aufeinanderfolgenden Jahren überschritten wurden.
  Die Größengrenzen betragen:
  • einen Umsatzerlös von 130 Mio. Euro
  • eine Bilanzsumme von 65 Mio. Euro
  • 5.000 Mitarbeiter

• Freiwillige Prüfung:
  In manchen Fällen kann eine freiwillige Jahresabschlussprüfung sinnvoll sein. Wenn man beispielsweise das Vertrauen von Investoren, Banken und anderen Stakeholdern stärken möchte, kann eine unabhängige Bestätigung der Finanzberichte die Glaubwürdigkeit des Unternehmens erhöhen. 
  
  Auch für Unternehmen, die sich in Zukunft möglicherweise in die gesetzliche Prüfpflicht begeben, könnte eine freiwillige Prüfung Sinn machen, um sich auf diese Anforderung vorzubereiten. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, potenzielle Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

7.2 Ablauf der Prüfung:

Die Abschlussprüfung umfasst eine gründliche Analyse und Bewertung des Jahresabschlusses sowie eine Überprüfung der internen Kontrollsysteme des Unternehmens. Der Abschlussprüfer untersucht die Richtigkeit und Vollständigkeit der finanziellen Berichterstattung, überprüft die Einhaltung von Rechnungslegungsstandards und -praktiken sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

• Prüfungshandlungen:
  Der Abschlussprüfer führt verschiedene Prüfungshandlungen durch, um die Aussagen im Jahresabschluss zu verifizieren. Dazu gehören Analysen von Buchhaltungsaufzeichnungen, Tests von Transaktionen, Bewertungen von Vermögenswerten und Verbindlichkeiten sowie die Bewertung interner Kontrollen und Risikofaktoren.

• Prüfungsbericht:
  Nach Abschluss der Prüfung erstellt der Abschlussprüfer einen Prüfungsbericht, der seine Schlussfolgerungen und Feststellungen bezüglich der Richtigkeit und Vollständigkeit des Jahresabschlusses sowie etwaige Unregelmäßigkeiten oder Mängel enthält. Stellt sich bei der Prüfung heraus, dass der Jahresabschluss in Teilen nicht ganz ordnungsgemäß ist, nimmt das Unternehmen eine entsprechende Umbuchung vor, die zur korrekten Darstellung im Jahresabschluss führt. Der Abschluss wird dann erneut zur Prüfung vorgelegt.

• Bedeutung der Prüfung:
  Die Abschlussprüfung trägt dazu bei, das Vertrauen der Stakeholder, wie Investoren, Gläubiger und Geschäftspartner, in die Zuverlässigkeit des Jahresabschlusses zu stärken. Sie bietet eine externe Einschätzung über die Finanzlage und die Qualität der Unternehmensführung.

7.3 Offenlegung

Innerhalb von maximal zwölf Monaten nach dem Ende des Geschäftsjahres muss gemäß § 325 HGB der Jahresabschluss im elektronischen Bundesanzeiger veröffentlichen werden. Dabei ist das Geschäftsjahr nicht zwangsläufig identisch mit dem Kalenderjahr. Diese gesetzliche Verpflichtung basiert auf europäischen Vorschriften und erhöht die Transparenz und Öffentlichkeit der finanziellen Situation von Unternehmen. Zudem gleicht sie die beschränkte Haftung von Kapitalgesellschaften aus und dient dem Schutz von Gläubigern und Geschäftsinteressen.

FAZIT

Mit dem Jahresabschluss schließt die Buchhaltung rechnerisch, wie der Name schon sagt, das kaufmännische Geschäftsjahr ab. Er zeigt das finanzielle Ergebnis sowie den Erfolg des Unternehmens in diesem Zeitraum auf. Von der Planung über die Datenerfassung bis zur Prüfung ist eine sorgfältige Herangehensweise entscheidend. 

Die Bestandteile des Jahresabschlusses – Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang und Lagebericht – bilden gemeinsam ein umfassendes Bild der Unternehmenslage. Die Beachtung von Fristen und die Vorbereitung der erforderlichen Unterlagen sind dabei essenziell, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen. 

Eine freiwillige Jahresabschlussprüfung kann das Vertrauen der Stakeholder stärken und Unternehmen zusätzliche Einblicke in ihre Finanzsituation bieten. Letztlich ist ein präziser, vollständiger und gesetzeskonformer Jahresabschluss nicht nur eine rechtliche Pflicht, sondern auch ein Instrument zur Sicherung des Vertrauens und zur Steigerung der Transparenz für Investoren, Gläubiger und andere Interessengruppen.Falls Sie für Ihr Unternehmen noch die passenden Räumlichkeiten suchen, nehmen Sie sehr gerne Kontakt auf. Wir bieten Ihnen die notwendige Infrastruktur, um Ihre Geschäftsziele zu erreichen.