Kommunikation im Team: Von Worten und Taten

„Können Sie mich hören?“; „Meine Verbindung ist gerade schlecht“; „Moment, ich hole meine Kopfhörer“: In einer Arbeitswelt, in der die digitale Kommunikation noch mehr Einzug in den Alltag hält, kommt es oft zu Problemen mit der Verständigung. Doch auch im Büroalltag ist vor Missverständnissen und Informationslücken niemand sicher. Dabei ist ein effizienter und freundlicher Austausch eine grundlegende Voraussetzung für Erfolg! Wir von Sirius Facilities haben Tipps gesammelt, wie Sie die Kommunikation im Team verbessern können, und verraten, warum es ganz ohne Missverständnisse nicht geht.

 

Teamkommunikation: Alles verstanden?

Bei jeder Art von Kommunikation werden Informationen übertragen. Über Wörter, Körpersprache, Mimik, die Tonlage oder den Geruch geben wir etwas weiter, das wir ausdrücken wollen oder eigentlich vielleicht auch lieber nicht preisgeben möchten. Oftmals wird aus diesem Grund sogar behauptet, es sei unmöglich, gar nicht zu kommunizieren – und das ist gar nicht so falsch. Selbst, wenn Sie sich ganz still verhalten, wir Ihr Gegenüber in dieses Verhalten etwas hineininterpretieren. Weil jeder Mensch in seinem Leben unterschiedliche Erfahrungen gemacht hat, wird diese Interpretation für jeden ein wenig anders aussehen. Und hier liegt der springende Punkt: Bei der Kommunikation im Team (und natürlich auch im Alltag) geht es gar nicht wirklich darum, was Sie tun oder sagen, sondern eigentlich nur darum, was bei dem anderen ankommt. Viele Menschen vergessen das, wenn sie auf jede erdenkliche Art Signale aussenden.

Auch bei der Teamkommunikation sollten Sie deshalb im Hinterkopf behalten, dass Sie es nicht mit einer homogenen Gruppe, sondern mit einzelnen Individuen zu tun haben. Und jeder von ihnen wird Ihre Art zu kommunizieren auf eine andere Weise interpretieren. In der offiziellen Kommunikation hilft diese Information nur wenig, denn hier müssen Sie ohnehin möglichst sachlich dieselbe Information an alle weitergeben. In der inoffiziellen Team-Kommunikation sollten Sie jedoch immer davon ausgehen, dass Ihre Aussagen oder Ihr Verhalten missverstanden werden können – ganz egal, wie viel Mühe Sie sich geben, jeden zu erreichen. Denken Sie daran, dass diese Misskommunikation ganz normal ist und lediglich minimiert werden kann. Nur auf dieser Basis können Sie eine bessere Kommunikation im Team aufbauen.

 

Zu viel oder zu wenig Kommunikation im Team?

Sicherlich wissen Sie aus eigener Erfahrung, wie es ist, wenn die Kommunikation so gar nicht funktioniert. Oft kann das nicht nur an der Kommunikation an sich, sondern auch an der Häufigkeit des Austausches liegen. Sehen wir uns einmal zwei Extremfälle an: Stellen Sie sich vor, Sie würden jeden Tag von Ihrem Vorgesetzten dreißig E-Mails und zehn Anrufe bekommen, in denen dieser Ihnen detailliert und ungefiltert alles mitteilt, was ihm gerade so durch den Kopf geht. Was würden Sie tun? Vermutlich gar nichts, weil die Informationsflut Sie so überwältigen würde, dass Sie nicht mehr zwischen wichtig und unwichtig entscheiden könnten. Der andere Extremfall sieht so aus: Sie bekommen überhaupt keine Information von Ihrer Vorgesetzten. Weder gibt sie Ihnen Anweisungen noch Feedback – nicht einmal ein „Guten Morgen“ bekommen Sie zu hören. Keines der beiden Szenarien würde über längere Zeit gutgehen.

Auch wenn sie sehr zugespitzt sind, sollten Sie diese Szenarien bei der Kommunikation im Team immer im Hinterkopf behalten. Fragen Sie sich: Teile ich mich meinen Mitarbeitern ausreichend mit? Verstehen sie, was ich möchte? Oder überfordere ich sie vielleicht mit zu viel Team-Kommunikationen, Meetings und E-Mails? Hinterfragen Sie einmal Ihre Kommunikationsgewohnheiten und überlegen Sie, wie Sie für eine gute Balance sorgen können.

 

Die Kommunikation im Team verbessern: Alle an einem Ort

Zur Kommunikation im Team gehört viel mehr als nur die reine Kommunikation über E-Mail und Telefon. Viel mehr geht es hier auch um die nonverbale Kommunikation, die zwischen den einzelnen Teammitgliedern entsteht. Dazu gehört das Lächeln am Morgen, die anerkennende Geste, aber natürlich auch der ein oder andere genervte Blick. All diese kleinen Informationen machen die Teamkommunikation aus und sorgen dafür, dass weniger Missverständnisse entstehen, aber auch Hierarchien geklärt und Freundschaften geschlossen werden – eben all das, über das man nicht explizit spricht, das sich aber ganz von selbst entwickeln kann.

Sie werden sich wahrscheinlich vorstellen können, dass dies deutlich schwieriger ist, wenn die Kommunikation ganz digital erfolgt, zum Beispiel, wenn Ihr gesamtes Team im Home Office arbeitet. Viele Details der persönlichen Kommunikation fallen hier nämlich weg. Aus diesem Grund kann es eine gute Maßnahme für die Verbesserung der Kommunikation im Team sein, wenn die Mitarbeiter sich regelmäßig persönlich sehen. Dazu eignet sich einerseits eine klassische Büroarbeit, aber auch flexible Modelle sind denkbar, bei denen die Teammitglieder teilweise von zu Hause und teilweise aus dem Büro arbeiten können.

Wir bei Sirius Facilities beobachten, dass viele unserer Mieter unsere Büros beziehen, weil sie es schätzen, direkt mit ihren Kollegen und ihren Mitarbeitern zusammenzuarbeiten und sich persönlich auszutauschen. Weil unsere günstigen Büros in ganz Deutschland schon ab einem Monat und zum Pauschalpreis angemietet werden können, profitieren Sie dabei von einer hohen Flexibilität und der vollen Kostenkontrolle. Da ein angenehmes Arbeitsumfeld die Kommunikation im Team zusätzlich verbessern kann, bieten wir Ihnen neben unseren klassischen Büroräumen auch exklusive Büros in unseren First Choice Business Centern, die mit Designermöbeln ausgestattet sind und einen freundlichen Rundum-Service bieten. Unsere Loftbüros in Neuss, die im modernen Industriestil eingerichtet sind, eignen sich ebenfalls hervorragend, um Ihren Mitarbeitern ein anregendes und innovatives Arbeitsumfeld zu bieten. Sie möchten unsere Büros einmal besichtigen oder haben noch Fragen dazu? Kontaktieren Sie uns gerne!

 

Kommunikationsregeln im Team: Allgemeine Tipps und Tricks

Das schwierige am Thema Kommunikation ist, dass es keine klaren Regeln gibt, die Sie befolgen können. Niemand kann Ihnen Worte in den Mund legen oder Ihnen genau sagen, wie Sie sich verhalten sollen. Deshalb ist Kommunikation vor allem auch eine Einstellungssache – und etwas, das man mit der Zeit intuitiv lernen kann. Wir haben einige Regeln für Sie formuliert, an denen Sie sich orientieren können:

• Untermauern Sie Ihre Kommunikation immer mit den dazugehörenden Handlungen. Sagen Sie die eine Sache, tun aber eine andere, kann das schnell zu Verwirrung oder Demotivation im Team führen.
• Formulieren Sie klare und einfach verständliche Ziele. Bei der Kommunikation im Team ist es besonders wichtig, dass alle an einem Strang ziehen und alle die gleiche Definition von Erfolg haben. Klären Sie deshalb genau, wohin die Reise gehen soll und wer welche Rolle übernimmt.
• Der Ton macht die Musik: Denken Sie daran, nicht nur Informationen so schnell und effizient wie möglich wiederzugeben, sondern achten Sie auch auf die richtigen Formulierungen. Der Gesprächston sowie die Wortwahl sollten der Situation angemessen sein – eine freudige, außerplanmäßige Ankündigung dürfen Sie gerne mit etwas mehr Emotionen kommunizieren als etwa die Präsentation der monatlichen Ergebnisse.
• Um die Kommunikation im Team zu verbessern, sollten Sie jeden Mitarbeiter zu Wort kommen lassen. Wird ein Teammitglied zum Beispiel von einem anderen unterbrochen, fragen Sie anschließend nach, ob er oder sie fertig sprechen möchte.
• Nicht nur sollte für eine gute Team-Kommunikation jeder mitreden können, sondern auch ein regelrechtes Mitspracherecht haben. Demokratische und transparente Prozesse helfen auch im Kleinen bei der Entscheidungsfindung und sorgen dafür, dass sich jeder gehört fühlt und seine Meinung vertreten kann. Fragen Sie also regelmäßig nach Rat, Einwänden oder Ideen und beziehen Sie bei wichtigen Entscheidungen alle mit ein.
• Für eine bessere Kommunikation im Team ist es wichtig, dass jedes Teammitglied weiß, was der andere tut. Holen Sie sich also zum Beispiel in wöchentlichen Meetings gegenseitig ab und tauschen Sie sich aus. Das muss nicht immer ganz förmlich sein – auch ein informeller Austausch zum Beispiel bei einem gemeinsamen Frühstück ist eine Möglichkeit, die Kommunikation im Team zu verbessern.
• Seien Sie nachsichtig, wenn jemand Sie nicht verstanden hat oder Ihre Aussagen falsch interpretiert hat. Da Sie die Wahrnehmung des anderen nicht verändern können, fragen Sie sich stattdessen selbst, was Sie in Ihrer Kommunikation ändern können, um sich beim nächsten Mal verständlicher zu machen.

Die richtige Kommunikation ist die Basis dafür, dass Sie und Ihre Mitarbeiter im wahrsten Sinne des Wortes ein eingespieltes Team werden. Nehmen Sie sich also die Zeit, Ihre eingefahrenen Muster zu überdenken und sprechen Sie natürlich auch direkt mit Ihren Mitarbeitern darüber, was sie sich im Allgemeinen für einen besseren Umgang wünschen. Die physische Zusammenarbeit im selben Büro ist in dieser Hinsicht sicherlich eine große Unterstützung. Damit das möglich ist, bieten wir Ihnen bei Sirius Facilities günstige Büroflächen in ganz Deutschland – unsere regelmäßigen Rabattaktionen sorgen dafür, dass Sie noch zusätzlich sparen können. Kontaktieren Sie uns gerne für ein individuelles Angebot und sprechen Sie uns auf unsere laufende Aktion an!