Akten lagern: Diese Tipps sollten Sie bei der Lagerung beachten

Früher oder später ist es in jedem Büro soweit – die Akten werden immer mehr und der Platz immer weniger. Jetzt hilft nur noch: Ein Archiv mieten.  Einfach wegwerfen sollten Sie die Unterlagen auf keinen Fall, ohne sie vorher auf mögliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu prüfen. Stattdessen sollten Sie die Dokumente ao aufbewahren, dass sie allesamt immer leserlich bleiben. Als langjähriger Anbieter von Lagerflächen sowie Archiven zur Lagerung von Akten wissen wir bei Sirius Facilities, worauf Sie bei der Aufbewahrung von Dokumenten achten sollten. Im Folgenden geben wir Ihnen unsere Tipps weiter.

Wie lange sollte ich Akten lagern?

Für wie lange Sie nach gesetzlichen Vorschriften bestimmte Akten lagern müssen, entnehmen Sie der Abgabenordnung und dem Handelsgesetzbuch. Je nach Dokumentenart kann die Frist zur Archivierung zwischen sechs und zehn Jahren liegen, bevor die Aktenvernichtung zugelassen ist. Ihr Job ist es dabei, die Akten während des Einlagerns in gutem Zustand zu erhalten. Dabei hilft Ihnen der richtige Lagerraum, in dem Ihre Akten auch über einen längeren Zeitraum nicht zu stark verblassen und sicher vor dem Zutritt Unbefugter bleiben.

Das richtige Archiv zur Lagerung von Akten

Bei der Lagerung von Akten ist es in erster Linie wichtig, dass Ihr Archiv gut belüftet und isoliert ist. Ein feuchter Keller oder ein Dachboden mit sehr geringer Luftfeuchtigkeit sind für das Papier alles andere als förderlich. Der Raum, in dem Sie die Akten lagern, sollte daher keinen großen Temperaturschwankungen und keiner direkten Sonneneinstrahlung ausgesetzt sein. So können Sie die Dokumente auf Nachfrage immer in lesbarer Form zum Beispiel dem Finanzamt vorlegen. Zur Aktenlagerung sowie zum Transport eignen sich spezielle Aktenkartons, Sie können aber auch ganz normale Umzugskartons nutzen, in denen Sie Ihre Ordner aufbewahren können.

Da die Dokumente sensible Daten enthalten können, muss der Raum, den Sie für die Lagerung Ihrer Akten vorgsehen haben, vor dem Zutritt unbefugter Personen geschützt sein. In unseren Sirius Business Parks und Office Center finden Sie in ganz Deutschland Lagerflächen, die Sie zum günstigen Pauschalpreis anmieten können – sowohl monatlich als auch langfristig. Natürlich lassen sich unsere Archivlager sicher abschließen und von Ihnen mit einem Schlüssel oder einer Zugangskarte rund um die Uhr betreten, sodass Sie immer Zugriff auf Ihre Dokumente haben. Kontaktieren Sie uns einfach für ein individuelles Angebot – wir beraten Sie gern dazu, welches unserer Lager sich für Ihre Aktenlagerung am besten eignet.

Wie kann ich Dokumente lagern, die aus Thermopapier bestehen?

Eine besondere Herausforderung stellen Belege aus Thermopapier dar. Ein Klassiker sind hierbei Rechnungsbelege, wie sie oft die Gastronomie oder der Einzelhandel verwendet. Die Schrift kann innerhalb weniger Tage verblassen, wenn man das Papier nicht richtig lagert. Doch Unternehmen sind dazu verpflichtet, geschäftliche Belege mindestens 10 Jahre aufzubewahren.

6 Tipps zur sicheren Aktenlagerung von Thermopapier

1. Verwenden Sie wegen der Weichmacher keine Klarsichtfolien.
2. Vermeiden Sie Wärme und Sonneneinstrahlung, wenn Sie Akten lagern.
3. Verwenden Sie keinen Klebstoff, sondern klammern Sie die Belege zusammen.
4. Bewahren Sie die Dokumente wegen der Gerbstoffe nicht in Ledergeldbeuteln auf.
5. Vermeiden Sie Kontakt mit Desinfektionsmitteln, Ölen oder Fetten.
6. Zur Sicherheit können Sie die Belege auch kopieren und die Kopie an das Original anheften.

Auch bei der Lagerung von Thermopapier ist es besonders sinnvoll ein Archiv zu mieten, damit die Schrift über die Jahre nicht verblasst. Unsere Lagerräume in ganz Deutschland eignen sich selbstverständlich auch dafür – senden Sie uns gern eine Anfrage, wenn Sie auf der Suche nach einer Möglichkeit sind, Ihre Akten sicher und günstig zu lagern! Übrigens: In unseren Sirius Business Parks und Office Centern können Sie ergänzend zu Ihrem Lager auch moderne Büroräume mieten. So haben Sie Ihre Verwaltung und Ihr Archiv gleich an einem Ort.