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Das ideale Archiv mieten – So lagern Sie Ihre Akten richtig

Früher oder später ist es in jedem Büro soweit – die Akten werden immer mehr und der Platz immer weniger – jetzt hilft nur noch: Ein Archiv mieten.  Einfach wegwerfen sollten Sie die Unterlagen nicht, ohne sie vorher auf mögliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu prüfen. So lange Sie die Dokumente aufbewahren, sollten sie allesamt immer leserlich bleiben. Wie Sie das am besten angehen, erfahren Sie hier.

Wie lange sollte ich Akten lagern?

Für wie lange Sie nach gesetzlichen Vorschriften bestimmte Dokumente lagern müssen, entnehmen Sie der Abgabenordnung und dem Handelsgesetzbuch. Je nach Dokumentenart kann die Frist zur Archivierung zwischen sechs und zehn Jahren liegen. Ihr Job ist es dabei, die Dokumente in gutem Zustand zu erhalten. Die Lagerräume in unseren deutschlandweiten Sirius Business Parks helfen Ihnen dabei.

Was macht ein gutes Archivlager aus?

Bei einem Aktenlager ist es in erster Linie wichtig, dass es gut belüftet und isoliert ist. Ein feuchter Keller oder ein Dachboden mit sehr geringer Luftfeuchtigkeit sind für das Papier alles andere als förderlich. Der Raum, in dem Sie die Akten lagern, sollte daher keinen großen Temperaturschwankungen und keiner direkten Sonneneinstrahlung ausgesetzt sein.

Da die Dokumente sensible Daten enthalten können, muss der Raum vor dem Zutritt unbefugter Personen geschützt sein. Wenn Sie ein Archiv mieten wollen, das allen Anforderungen von einem sicheren Aktenlager erfüllt, empfehlen wir Ihnen die Lagerflächen in unseren Sirius Business Parks, wie beispielsweise unser Self Storage in Berlin-Tempelhof. Wenn Sie bei uns ein Archiv mieten, können Sie sicher sein, dass Ihre Dokumente in unversehrtem Zustand bleiben.

Wie kann ich Dokumente lagern, die aus Thermopapier bestehen?

Eine besondere Herausforderung stellen Belege aus Thermopapier dar. Ein Klassiker sind hierbei Rechnungsbelege, wie sie oft die Gastronomie oder der Einzelhandel verwendet. Die Schrift kann innerhalb weniger Tage verblassen, wenn man das Papier nicht richtig lagert. Doch Unternehmen sind dazu verpflichtet, geschäftliche Belege mindestens 10 Jahre aufzubewahren.

6 Tipps zum sicheren Aufbewahren von Thermopapier

  1. Verwenden Sie wegen der Weichmacher keine Klarsichtfolien.
  2. Vermeiden Sie Wärme und Sonneneinstrahlung.
  3. Verwenden Sie keinen Klebstoff, sondern klammern Sie die Belege zusammen.
  4. Bewahren Sie sie wegen der Gerbstoffe z.B. nicht in Ledergeldbeuteln auf.
  5. Vermeiden Sie Kontakt mit Desinfektionsmitteln, Ölen oder Fetten.
  6. Zur Sicherheit können Sie die Belege auch kopieren und die Kopie an das Original anheften.

Auch bei der Lagerung von Thermopapier ist es sinnvoll, wenn Sie ein Archiv mieten, damit die Schrift über die Jahre nicht verblasst. Unsere Archivlager finden Sie deutschlandweit. Suchen Sie z.B. ein Aktenlager in Berlin können Sie in unserem Business Park Tempelhof einen Lagerraum mieten. So sind Sie stets auf der sicheren Seite und haben Ihre Dokumente immer vollständig, nachvollziehbar und unversehrt beisammen. Fragen Sie jetzt unverbindlich eine Lagerfläche an!

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