Aufräumen, Ausmisten und die Frage: Aktenaufbewahrung – wie lange?

Viele Menschen starten mit einer Vielzahl guter Vorsätze ins neue Jahr: Eines dieser Vorhaben ist Ausmisten bzw. Aufräumen – in der eigenen Wohnung genauso wie im Büro. Das hat nicht nur positive Auswirkungen auf die eigene Psyche, sondern beugt schlicht Platzmangel vor. Insbesondere in Metropolen, vor dem Hintergrund steigender Mieten und mangelndem Wohnraum, ist Abstellfläche ein zunehmend knappes Gut. Einen Ausweg bieten Selfstorage- bzw. Lagerflächen, die in größeren Städten mehr und mehr an Popularität gewinnen. Auch in unseren Sirius Business Parks und Office Centern können Sie günstige Lagerräume mieten – schon ab einem Monat!

Eine andere Möglichkeit ist natürlich Entrümpeln – Sachen, die nicht mehr gebraucht werden, aussortieren und wegwerfen. Während das Ausmisten von Küchen- oder Kleiderschränken kaum Probleme bereitet, sollten Sie mit Akten und Dokumenten aber vorsichtiger umgehen. Die meisten Menschen gehen zwar davon aus, sie könnten mit ihren eigenen Unterlagen ganz nach Belieben verfahren, doch Achtung: In vielen Fällen gilt eine Aktenaufbewahrungspflicht! Bei genauerer Betrachtung sollten Sie zusätzlich zwischen verschiedenen Unterlagen unterscheiden: Handelt es sich um geschäftliche, amtliche oder private Dokumente? All das kann einen Unterschied machen.

Aktenaufbewahrung in Gewerbebetrieben

Die Aktenaufbewahrungsfrist ist insbesondere für Gewerbetreibende von entscheidender Bedeutung. Normalerweise müssen sämtliche steuerlich relevanten Belege 10 Jahre lang aufbewahrt werden, doch diese Information ist nicht ganz vollständig. Ausnahmen davon bilden besonders wichtige Dokumente, wie beispielsweise Gesellschafterverträge, Patente, Grundstücksunterlagen oder Gerichtsurteile. Derartige Unterlagen sollten natürlich dauerhaft aufbewahrt werden. Preis- und Angebotslisten, Monats-, Quartals- oder Halbjahresbilanzen, Angebote, die im Sande verliefen, Statistiken sowie interne Kalkulationen können Sie dagegen einfach entsorgen – hier besteht keine Aufbewahrungspflicht. Dennoch sollten Sie genau prüfen, ob Sie Buchungsbelege und Co. in der zUkunft noch brauchen könnten. Ganz genau sind diese Fristen rund um das Thema „Aktenaufbewahrung wie lange“ für Geschäftsinhaber im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung geregelt.

Aktenaufbewahrung wie lange? – Die öffentliche Verwaltung

Genauso wie Gewerbetreibende und Privatpersonen stehen natürlich Angestellte in der öffentlichen Verwaltung regelmäßig vor der Frage nach der Aufbewahrung von Akten: Hier gelten nämlich abweichende Regelungen. Die Fristen für Ämter und Institutionen liegen zwischen einem und bis zu 30 Jahren, wobei Akten und Dokumente mit wichtiger historischer Bedeutung sogar dauerhaft archiviert werden. Allerdings muss auch die öffentliche Verwaltung Unterlagen nicht länger als unbedingt nötig aufheben.

Wie lange müssen Privatpersonen Akten aufheben?

Besonders interessant ist jedoch die Frage nach der Dauer der Aktenaufbewahrung für Privatpersonen. Sie sollten ihre Unterlagen und Dokumente normalerweise zwei Jahre lang behalten – doch wie könnte es anders sein – auch hier bestätigen Ausnahmen den Regelfall. In die zweijährige Aufbewahrungsfrist fallen vor allem Rechnungen und Belege mit steuerlicher Relevanz, wie beispielsweise Kontoauszüge. Da das Finanzamt Steuerbescheide rückwirkend bis zu vier Jahre ändern kann und bei Ungereimtheiten sogar 10 Jahre danach noch Unterlagen anfordert, empfiehlt sich eine längere Archivierung, auch wenn es keine so lange Aktenaufbewahrungspflicht gibt. Nachweise über Leistungen von Handwerkern, die eine Gewährleistung beinhalten, sollten Sie ebenfalls mindestens fünf Jahre aufheben. Urkunden und Zeugnisse dagegen behalten auch Privatpersonen bestenfalls ein Leben lang. Für sämtliche Nachweise im Zusammenhang mit der Rentenversicherung, wie z. B. Arbeitsverträge und Lohnabrechnungen, empfiehlt sich tatsächlich eine Aufbewahrung bis zum Renteneintritt.

Die Dauer der Aktenaufbewahrung – ein Überblick

Wie lässt sich also die Ausgangsfrage nach der korrekten Aufbewahrung von Akten zusammenfassend beantworten? Die Mehrzahl aller Unterlagen müssen Sie 10 Jahre, und viele wichtige Dokumente sogar ein Leben lang aufheben. Abschließend stellt sich in diesem Zusammenhang jedoch eine weitere Frage: Wann beginnt eigentlich diese Frist? Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beginnt immer erst mit dem Ende des Jahres, in dem das entsprechende Dokument in seiner endgültigen Fassung vorlag, d. h. Sie müssen die Unterlagen meistens sogar länger als 10 Jahre archivieren. Dass sich auf diese Art im Laufe der Zeit eine Menge Papier ansammelt, steht außer Frage. Daher stellen Lager, Lagerboxen und Lagerflächen regelmäßig eine sinnvolle Alternative zur Verwahrung in den angemieteten Geschäftsräumen oder der eigenen Wohnung dar.

Wie lassen sich Akten am besten einlagern?

Neben der Frage nach dem richtigen Zeitraum der Aktenaufbewahrung, stellt sich im Zusammenhang mit der Einlagerung dieser Aktenberge eine weitere: Wie lagern Sie ihre Akten und Dokumente optimal? Neben der Frage – Aktenaufbewahrung wie lange? – sollten Sie also auch dem Thema „Aktenaufbewahrung wie?“ Aufmerksamkeit schenken. Aus verschiedenen Gründen sind weder Privatwohnungen noch Geschäftsräume oder sogar Keller, Dachböden und Abstellkammern ideal zur dauerhaften Aufbewahrung von Akten geeignet – eine hohe Luftfeuchtigkeit oder schwankende Temperaturen können über die Jahre zur Beschädigung der Dokumente führen.

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