Aufbewahrungsfristen 2024 – Eine Übersicht, welche Geschäftsunterlagen Sie aufbewahren sollten

Viele Menschen starten das Jahr mit dem Vorhaben, Ordnung zu schaffen – sei es in der Wohnung oder im Büro. Das schafft nicht nur Platz, sondern wirkt sich auch positiv auf die Psyche aus. Vor allem in Städten, wo Wohnraum knapp und teuer ist, kann Selfstorage eine praktische Lösung sein. Auch in unseren Sirius Business Parks und Office Centern bieten wir Lagerräume an, die bereits ab einem Monat gemietet werden können. Doch während das Ausmisten von Gegenständen oft problemlos ist, erfordert der Umgang mit Akten und Dokumenten Vorsicht. Für viele Unterlagen gibt es gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere bei geschäftlichen, amtlichen und auch bestimmten privaten Dokumenten. Daher ist es wichtig, genau zu unterscheiden, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen.

Für detaillierte Infos zu den Aufbewahrungsfristen und was Sie beachten müssen, lesen Sie den folgenden Artikel – er beantwortet alle wichtigen Fragen!

Aufbewahrungsfristen für Gewerbebetriebe

Die Aktenaufbewahrungsfrist ist insbesondere für Gewerbetreibende von entscheidender Bedeutung. Normalerweise müssen sämtliche steuerlich relevanten Belege 10 Jahre lang aufbewahrt werden, einschließlich Jahresabschluss, doch diese Information ist nicht ganz vollständig. Ausnahmen davon bilden besonders wichtige Dokumente, wie beispielsweise Gesellschafterverträge, Patente, Grundstücksunterlagen oder Gerichtsurteile. Derartige Unterlagen sollten natürlich dauerhaft aufbewahrt werden. Preis- und Angebotslisten, Monats-, Quartals- oder Halbjahresbilanzen, Angebote, die im Sande verliefen, Statistiken sowie interne Kalkulationen können Sie dagegen einfach entsorgen – hier besteht keine Aufbewahrungspflicht. Dennoch sollten Sie genau prüfen, ob Sie Buchungsbelege und Co. in der Zukunft noch brauchen könnten. Ganz genau sind diese Fristen rund um das Thema „Aktenaufbewahrung wie lange“ für Geschäftsinhaber im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung geregelt.

Neu 2024: Digitalisierung und elektronische Aufbewahrung Ihrer Dokumente

Seit 2024 wurde der Fokus auf die digitale Archivierung verstärkt. Unternehmen sind nun ausdrücklich dazu angehalten, digitale Archivierungslösungen nach § 147 der Abgabenordnung (AO) zu nutzen. Pilotprojekte in einigen Bundesländern fördern den Übergang zur papierlosen Verwaltung, was den Arbeitsalltag in vielen Unternehmen erheblich erleichtern kann. Elektronische Dokumente müssen jedoch in ihrem Originalformat und unveränderbar aufbewahrt werden. Dies betrifft vor allem elektronische Rechnungen, deren Lesbarkeit und Unveränderbarkeit für den gesamten Aufbewahrungszeitraum gesichert sein müssen.

Aufbewahrungspflichten bei elektronischen Rechnungen

Elektronische Rechnungen unterliegen seit den Änderungen in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) verschärften Anforderungen. Es ist sicherzustellen, dass diese Dokumente unverändert und sicher gespeichert werden, wobei die Originalität und Integrität gewährleistet werden müssen. Ein Verstoß gegen diese Vorgaben kann empfindliche Strafen nach sich ziehen, weshalb Unternehmen auf sichere und rechtskonforme Archivierungslösungen setzen sollten. Dies betrifft insbesondere steuerrelevante Dokumente, die oft auch in digitaler Form eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist haben.

Aktenaufbewahrung wie lange? – Die öffentliche Verwaltung

Genauso wie Gewerbetreibende und Privatpersonen stehen natürlich Angestellte in der öffentlichen Verwaltung regelmäßig vor der Frage nach der Aufbewahrung von Akten: Hier gelten nämlich abweichende Regelungen. Die Fristen für Ämter und Institutionen liegen zwischen einem und bis zu 30 Jahren, wobei Akten und Dokumente mit wichtiger historischer Bedeutung sogar dauerhaft archiviert werden. Allerdings muss auch die öffentliche Verwaltung sonstige Unterlagen nicht länger als unbedingt nötig aufheben.

Wie lange müssen Privatpersonen Akten aufbewahren?

Besonders interessant ist jedoch die Frage nach der Dauer der Aktenaufbewahrung für Privatpersonen. Sie sollten ihre Unterlagen und Dokumente normalerweise zwei Jahre lang behalten – doch wie könnte es anders sein – auch hier bestätigen Ausnahmen den Regelfall. In die zweijährige Aufbewahrungsfrist fallen vor allem Rechnungen und Belege mit steuerlicher Relevanz, wie beispielsweise Kontoauszüge. Da das Finanzamt Steuerbescheide rückwirkend bis zu vier Jahre ändern kann und bei Ungereimtheiten sogar 10 Jahre danach noch Unterlagen anfordert, empfiehlt sich eine längere Archivierung, auch wenn es keine so lange Aktenaufbewahrungspflicht gibt.
Nachweise über Leistungen von Handwerkern, die eine Gewährleistung beinhalten, sollten Sie ebenfalls mindestens fünf Jahre aufheben. Urkunden und Zeugnisse dagegen behalten auch Privatpersonen bestenfalls ein Leben lang. Für sämtliche Nachweise im Zusammenhang mit der Rentenversicherung, wie z. B. Arbeitsverträge und Lohnabrechnungen, empfiehlt sich tatsächlich eine Aufbewahrung bis zum Renteneintritt.

Neu 2024: Datenschutz und DSGVO-konforme Aufbewahrung

Seit Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind Unternehmen und Privatpersonen verpflichtet, personenbezogene Daten nur so lange aufzubewahren, wie dies für den ursprünglichen Zweck notwendig ist. Besonders im Bereich der Kundendaten ist darauf zu achten, dass diese nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen gelöscht oder anonymisiert werden müssen. Hier sollten Unternehmer und auch Privatpersonen ein Augenmerk auf die datenschutzkonforme Archivierung legen.

Die Dauer der Aktenaufbewahrung – ein Überblick

Wie lässt sich also die Ausgangsfrage nach der korrekten Aufbewahrung von Akten zusammenfassend beantworten? Die Mehrzahl aller Unterlagen müssen Sie 10 Jahre, und viele wichtige Dokumente sogar ein Leben lang aufheben. Abschließend stellt sich in diesem Zusammenhang jedoch eine weitere Frage: Wann beginnt eigentlich diese Frist? Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beginnt immer erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das entsprechende Dokument in seiner endgültigen Fassung vorlag, d. h. Sie müssen die Unterlagen meistens sogar länger als 10 Jahre archivieren. Dass sich auf diese Art im Laufe der Zeit eine Menge Papier ansammelt, steht außer Frage. Daher stellen Lager, Lagerboxen und Lagerflächen regelmäßig eine sinnvolle Alternative zur Verwahrung in den angemieteten Geschäftsräumen oder der eigenen Wohnung dar.

Wie lassen sich Akten am besten einlagern?

Neben der Frage nach dem richtigen Zeitraum der Aktenaufbewahrung, stellt sich im Zusammenhang mit der Einlagerung dieser Aktenberge eine weitere: Wie lagern Sie ihre Akten und Dokumente optimal? Neben der Frage – Aktenaufbewahrung wie lange? – sollten Sie also auch dem Thema „Aktenaufbewahrung wie?“ Aufmerksamkeit schenken. Aus verschiedenen Gründen sind weder Privatwohnungen noch Geschäftsräume oder sogar Keller, Dachböden und Abstellkammern ideal zur dauerhaften Aufbewahrung von Akten geeignet – eine hohe Luftfeuchtigkeit oder schwankende Temperaturen können über die Jahre zur Beschädigung der Dokumente führen. Bei Sirius Facilities bieten wir Ihnen mit unseren günstigen Self Storages in ganz Deutschland hingegen die Möglichkeit, Ihre Aktenaufbewahrung unter den besten Bedingungen durchzuführen. Selbstverständlich sind unsere Lagerräume sowohl trocken, sauber und teilweise beheizt als auch abschließbar und sichtgeschützt, sodass Sie Ihre Akten sicher aufbewahren können. Unsere All-inclusive-Preise, die bereits die Nebenkosten enthalten, sorgen zudem für eine volle Kostenkontrolle! Senden Sie uns gern eine Anfrage und gemeinsam finden wir das perfekte Archiv für Ihre Unterlagen.