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Nachdem wir in den letzten Wochen auf die Bedeutung von modernen Wissensmanagement, seine Barrieren und Tools eingegangen sind, widmen wir uns im letzten Teil unserer Serie zum Wissensmanagement in Unternehmen um das Change Management. Dabei gehen wir auf die wichtigsten Punkte ein, damit das Teilen von relevanten Wissen auch in Ihrem Büro zum erfolgreichen Prozess wird.

Die Unternehmenskultur und Bedeutung sowie der Umgang mit Wissen spielt dabei eine alles durchdringende Rolle. Es muss nicht nur gelingen Wissensmanagement in die Unternehmenskultur zu integriert, sondern zudem einen individuellen Ansatz, entsprechend der Kultur Ihres Unternehmens, zu finden. Als beispielhafter Vergleich sei hier die unterschiedliche Kultur eine öffentliche Verwaltung mit Mitarbeitern jenseits eines 50er-Jahre-Altersdurchschnitts und einer jungen und modernen Kommunikationsagentur genannt. Die Einführung und die Gestaltung von Wissensmanagement dürften sich in beiden Fällen radikal unterscheiden – wenn nicht, hat einer von beiden ein Problem. Schablonenlösungen funktionieren allenfalls, wenn Unternehmen und deren Kultur in Kategorien eingeteilt werden können. Erstrebenswert sind hingegen zugeschnittene Individuallösungen mit passendem Change Management.

Nutzen erkennbar machen
Immer wieder kommt es vor, dass Unternehmen hervorragende Wissensmanagement Tools einführen, die alle Usability-Tests mit Bravur bestanden haben und durch Schulungen, spielerischen Wettbewerben, Incentive-Programmen und Key-Usern begleitet werden – und am Ende von der breiten Mitarbeiterschaft nicht genutzt werden. In diesen Fällen fehlte es meistens an gut durchdachten Informations- und Kommunikationsmaßnahmen. Dabei sollte das wichtigste und oberste Ziel sein, dem Mitarbeiter den Nutzen erkennbar zu machen, den das Teilen von Wissen für den Erfolg des Unternehmens und vor allem auch für ihn persönlich besitzt. Erkennt ein Mitarbeiter von sich aus den Nutzen, den Wissensteilung für ihn und seine Arbeit mit sich bringt, ist der halbe Weg hin zu einem erfolgreichen Wissensmanagement bereits gegangen. Holen Sie ihn hierfür bei seinen alltäglichen Arbeitsprozessen ab und nutzen so wenig allgemeine Fallbeispiele, wie möglich. Der Mehraufwand wird sich später um ein Vielfaches auszahlen.

Zeit zur Verfügung stellen
Einer der am häufigsten genannten Hindernisse eines funktionierenden Wissensmanagements ist fehlende Zeit für die Weitergabe oder Aufnahme von Wissen an bzw. von anderen. Eine solche Aussage verdeutlich, dass Wissen keinen großen Stellenwert im Unternehmen einnimmt, denn es wird als nebensächliche Sache wahrgenommen, die zusätzlich zur „eigentlichen“ Arbeit erledigt werden muss. Verdeutlichen Sie stattdessen, dass Wissensmanagement Teil des Aufgabenbereichs ist und zur täglichen Arbeit gehört, indem Sie es mit in Jobbeschreibungen aufführen und ein wöchentliches Kontingent für die Wissensteilung mit Kollegen zur Verfügung stellen.

Wissen ein Gesicht geben
In den meisten Enterprise Social Networks können Mitarbeiter sich mit ihrem eigenen Profil präsentieren. Hier können sie angeben auf welchen Gebieten sie sich auskennen und sind so für andere auffindbar. Des Weiteren steigt die Bereitschaft zur Wissensweitergabe, wenn der Empfänger des Wissens bekannt ist. Mit Hilfe von Profilen ist die Eingabe und der Empfang von Wissen kein anonymer Vorgang mehr, stattdessen kann der Wissenteiler durch positive Kommentare oder „Gefällt-mir-Funktionen“ motiviert werden, da er ein direktes Feedback bekommt und sieht, wie und wem sein Wissen helfen konnte. Viele Menschen lassen sich dadurch motivieren, dass sie als Experten von anderen angesehen werden. Sorgen Sie also dafür, dass Wissensteiler entsprechend positiv als Experten herausstechen und die nötige Anerkennung erhalten.

Belohnen
In einigen Unternehmen werden neue Wissensmanagement-Tools gerne mit spielerischen Komponenten, wie ein Sternesystem für Aktivität oder Incentive-Programme begleitet. Diese führen oftmals zu einer regen anfänglichen Nutzung des Tools. Wer allerdings, wie oben bereits beschrieben, den persönlichen Nutzen nicht erkennt, bei dem schläft die Nutzung schnell wieder ein. Eine weitere Möglichkeit, die auch der Bedeutung von Wissen für das Unternehmen verdeutlich, ist die Aufnahme des Wissensmanagements in den regelmäßigen Bewertungsprozess der Mitarbeiter. Durch Aktivität lässt sich beispielsweise ein jährlicher Bonus von 5-10% erarbeiten. Da sich jeder Mitarbeiter unterschiedlich motivieren lässt, sollte jedes Unternehmen für sich prüfen, was der geeignete Weg ist.

Vorleben von ganz oben
Ein weiterer Fallstrick und weiterer Hinweis für die geringe Bedeutung von Wissen in einem Unternehmen ist die Nichtnutzung oder Geringschätzung des Wissensmanagements durch höhere Hierarchieebenen. Mitarbeiter stellen sich schnell die Frage, warum sie ihr Wissen teilen sollen, wenn „die da oben“ es nicht tun. Stattdessen sollten Abteilungsleiter und Firmenchefs vorangehen und den richtigen Umgang mit dem Wissensmanagement-Tool vorleben und entgegen der Maxime „Wissen ist Macht“ handeln. Denn wenn die „Mächtigen“ schon ihr Wissen mit uns teilen, dann können wir das auch.

Tool unabhängig der Hierarchie nutzen
Mitarbeiter in Unternehmen mit steilen Hierarchien machen oft „Dienst nach Vorschrift“ da sie der Meinung sind, ihre Ideen schaffen es nie bis ganz nach oben. Sie scheitern oft schon in der ersten oder zweiten Instanz, da der Abteilungsleiter seinem Vorgesetzten die Idee nicht so nahebringen kann, wie es der ursprüngliche Ideeninhaber getan hätte.
Einer der größten Erfolge das das Wissensmanagement haben kann, ist wenn der Chef vor einer schwierigen Entscheidung steht und seine Mitarbeiter um Mithilfe im Enterprise Social Network bittet und der Praktikant die passende Lösung zu bieten hat. Flache Hierarchien sind dabei sehr hilfreich, denn sie sorgen dafür, dass der Chef überhaupt seine Mitarbeiter direkt um Hilfe bittet, der Praktikant sich überhaupt traut dem Chef eine Lösung zu präsentieren und der Chef die Lösung des Praktikanten letztendlich annimmt und verarbeitet.

E-Mails verhindern und exklusiv Informationen verbreiten
Eine Schlüssel-Maßnahme für die regelmäßige aktive Nutzung eines Enterprise Social Networks ist die Verbreitung von exklusiven Informationen über diesen Kommunikationskanal. Wie erfolgreich war das vergangen Geschäftsjahr und wie nehmen Ihre Mitarbeiter teil am Erfolg? Welcher neue Geschäftspartner konnte gewonnen werden? Wann findet die diesjährige Weihnachtsfeier statt und wo soll sie stattfinden? Lassen Sie Ihre Mitarbeiter teilhaben und lassen sie über drei Möglichkeiten abstimmen. Diese Informationen sollten Sie ausschließlich nur noch über das Tool verbreiten und auf keinen Fall zusätzlich per E-Mail verbreiten. E-Mails sind der Wissenskiller Nr. 1. Was in den dunklen Tiefen eines Maileingangs verschwindet sieht nur in den seltensten Fällen jemals wieder das Tageslicht. Und für andere ist das Wissen in Ihren Mails schon gar nicht auffindbar.
Teilen Sie Studien und Artikel die Ihre Branche betreffen in Ihrem sozialen Intranet und regen zur Diskussion an. Seien Sie ein vorbildlicher Wissensteiler und Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen gleichtun.

Wir von Sirius teilen gerne unser Wissen über arbeitsfreundliche Büros und bedürfnisspezifische Lagerräume mit Ihnen. Kontaktieren Sie uns und vereinbaren Sie einen Besichtigungstermin an einen unserer zahlreichen Standorte in ganz Deutschland. Wir beraten Sie gerne.

 

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